«Белые» конкурентные закупки за семь дней: как мы переделали процессы
Вот такие вещи мы теперь закупаем за семь рабочих дней:
Когда мы только создавали отдел закупок, у нас толком не было ни базы контрагентов, ни устоявшихся процессов.
Госкомпании и компании с госучастием в России обязаны закупать почти всё по конкурсам (тендерам). Чтобы эти процедуры были открытыми и «белыми», есть очень сложные бюрократические рамки, в которые надо уложиться по ФЗ-44 и ФЗ-223. У коммерческих компаний таких требований нет, и покупать можно почти что угодно, у кого угодно и выбирать поставщика тоже как угодно. И если вы не выходите на IPO или не озабочены всерьёз вопросами типа: «А как бы отдел закупок работал более прозрачно?» — то это обычно обмен простоты процедуры на цену. Потому что можно просто позвонить поставщику и просто заказать. Быстро, удобно, минимум телодвижений, но никто не знает, насколько итоговая цена соответствует рынку.
Было: простая процедура = на 10 % дороже
Стало: ещё более простая процедура = на 15 % дешевле
Мы переделали процессы так, чтобы процедура продолжала сохраняться предельно простой, но контрагенты при этом активно торговались друг с другом за предложение.
Астон — одна из крупнейших в РФ компаний по производству продуктов питания и ингредиентов, в т. ч. мы первые по экспорту растительных масел. У нас 20 подразделений, есть производства, элеваторные комплексы, портовые терминалы, танкеры, балкеры, торговые офисы в России, Швейцарии, Турции, Сингапуре и Дубае. В непрямых закупках у нас — запасные части для оборудования, флота и сельхозтехники, услуги по проектированию, строительству, ремонту оборудования, ремонту дорог и прочее.
Достаточно быстро после формирования первой базы поставщиков у нас начались конфликты и непонимания после выбора контрагентов на поставки. Дело в том, что мы делали запрос предложений по почте и телефону, получали в ответ варианты с ценами, сравнивали их и выбирали поставщика. То есть это был аукцион с одним-единственным шагом. И не все поставщики знали, что это аукцион.
Уже после выбора нам звонил каждый и говорил: «Расскажите, какое предложение вам дали. Мы дадим лучше». Общение с каждым поставщиком занимает время, все начинают нервничать. В итоге, когда выбирается какой-то контрагент, начинаются звонки с обидами. Потому что, оказывается, кто-то мог выиграть и был готов подвинуться по цене, но просто не знал, что такова ситуация. В итоге:
• Поставщиков не устраивают прозрачность у нас и неочевидные критерии выбора. • Нас не устраивает итоговая цена, потому что поставщики явно могли бы давать ниже, о чём они часто говорят после завершения процедуры.
Правильным решением было бы сводить их в какой-то единой переговорной, но это не решает всех сопутствующих проблем и отнимает время. Второе правильное решение — отправлять их на электронную торговую площадку, где они видели бы предложения друг друга.
Но на площадки поставщики не хотели
С одной стороны, нужно было торговать на ЭТП, а с другой — поставщики просто не хотели в них заходить. Это в торгах по ФЗ-44 и ФЗ-223 порог входа такой, что если уж однажды преодолеваешь эти трудности, то дальше можно работать. Там развит рынок так называемых профессиональных участников — компаний, способных выигрывать тендеры и перезаказывать их исполнение у коммерческих субподрядчиков. В нашем случае поставщики просто не хотели иметь дела ни с какими площадками, потому что они требовали сложной регистрации, плату за регистрацию, плату за участие и так далее. Форум или группа в Телеграме подошли бы лучше, возможно. Мы даже об этом всерьёз думали, пока не познакомились с сервисом Bidzaar.
Bidzaar — это электронная торговая площадка, где всё максимально просто, интуитивно понятно и где уже есть поставщики.
Поначалу мы рассматривали площадку как место, где можно найти новых поставщиков
Всё достаточно просто: поскольку мы только создавали процессы и только набирали базу поставщиков для непрямых закупок, нужно было либо делать много холодных контактов, либо находить места, где поставщики уже есть. По ряду направлений есть площадки, объединяющие профессионалов (например, по печатной продукции), но в большинстве случаев небольшие поставщики нигде не концентрируются. На Bidzaar уже была база — на тот момент не очень большая (позже она выросла), но нас устраивало и это.
Мы пришли на площадку и начали устраивать свои закупки. После первых нескольких процедур оказалось, что добавлять наших имеющихся контрагентов очень просто, и площадка стала скорее инструментом для их переговоров, что очень сэкономило нам время и нервы.
Закупка делается просто, участие в ней бесплатное, регистрация — за пару минут: мы присылали ссылку и говорили, что предложения теперь надо подавать сюда. В итоге всем становится всё понятно. Есть понятные правила оценки предложения. Контрагентам видно, кто победил. Я вижу, как поставщики торгуются. Важно, что побеждает не компания, а предложение. Все контрагенты понимают, могли бы они дать дешевле или не могли, могли бы они забрать этот лот или нет. Вопросов ко мне как организатору торгов у них не возникает.
Наши имеющиеся поставщики поначалу не хотели заходить на Bidzaar, потому что боялись платного участия, подачи кучи документов, оформления месяцами: и у нас, и у них был опыт работы с другими ЭТП. Хотя это не так именно у них. Мы пробовали торговать и на площадке, и «по телефону», но решили работать только с площадкой. Если не использовать площадку, то можно запросить предложение лично. Через несколько часов начинаются звонки с уточнениями. Если много участников, то очень много звонков, и после выбора контрагента все те, кто не победил, считают, что мы как закупщики выбрали фаворита по своим критериям, а не по рыночным.
Любой непрозрачный выбор контрагента воспринимается как кумовство
В прошлом году, когда мы начали работать с Bidzaar, искали поставщиков на те лоты, по которым у нас не было проверенной базы контрагентов или где мы не были уверены в цене. Параллельно работали и с другими площадками, и с поставщиками напрямую, пробовали всякое. По мере получения опыта стали более-менее устанавливать процессы, закреплять хорошие практики и переводить на самую простую по процедуре площадку больше закупок.
С моей точки зрения, 80 % успеха работы с торговой площадкой — это насколько удобно сотруднику закупки размещать свои заказы на площадке. И насколько удобно приглашать в эту закупку поставщика. Оставшиеся 20 % для нас — это наполненность поставщиками разного ассортимента товаров и услуг.
Работа на площадках требует внимания к ТЗ
Есть простые закупки, где достаточно указать марку или модель. Можно в принципе и про редуктор очень долго разговаривать с контрагентом несмотря на то, что указали и модель, и марку, и всё другое. Потому что, помимо модели и марки, существует ещё ряд нюансов: присоединительный размер, установочный размер и тому подобное, что не указывается в артикуле, чертёжном номере или ещё где-то.
Но обычно (особенно когда речь идёт про услуги) нужно специфицировать задачу и указать критерии приёмки довольно подробно. Например, услуги строительства и ремонта сложные: полнота предложения и его корректность напрямую зависят от того, насколько корректно составлено техническое задание. Если оно составлено неточно, то возникают вопросы. Мы пришли к тому, что играем торги на площадке только с теми контрагентами, кто посетил объект перед тем, как дать предложение. Для этого в анкете на Bidzaar мы отдельной графой прописываем заполнение вопроса о посещении объекта. Вообще инструмент анкет очень удобен.
Одна неделя на процедуру
В случае закупки запчасти задание формируется за день, потом мы отдаём его на площадке тем поставщикам, которых знаем. Они предлагают цены.
Если это что-то большое (например, целая линия для завода), то, конечно, процедура занимает больше времени. Согласования ТЗ на линию у нас заняли не одну неделю только внутри.
В целом у нас много подразделений: есть несколько заводов, которые занимаются экстракцией растительного масла, есть сельскохозяйственные предприятия, есть перевалочные комплексы, есть просто элеваторы, флот. На каждом из них используется то или иное оборудование. Заявку на закупку составляют обычно механики или инженеры, в общем — конечный заказчик. Форму заявки мы им даём готовую, они просто заполняют подробно каждый пункт. Прописываются сумма бюджета, дата, к которой им нужно поставить это оборудование, требования. Затем это всё согласовывается с финансовыми службами: они подтверждают, что бюджет есть. Руководитель Центра финансовой ответственности, начальники и директора филиалов в данном случае подтверждают, что да, нам нужно закупить это оборудование. Потом эта заявка, согласованная всеми, поступает в закупки к нам. Заявка распределяется между сотрудниками по направлениям закупок. Сотрудники принимают заявку в работу, оценивают полноту, корректность предоставления информации. Если всё хорошо — выкладывают её на электронную торговую площадку. В настоящее время это только Bidzaar. Быстро забивают анкету по форме, собирают предложения, завершают процедуру. По результатам проведения тендера на электронной торговой площадке составляется служебная записка на имя заместителя генерального директора, которая подтверждает тот или иной вариант работ.
Поставщики задают свои вопросы в чате в форме Bidzaar. Есть общий чат, есть чат прямой между контрагентом и владельцем тендера, и общий чат, где есть все контрагенты и заказчики. Вопросы задаются там, мы их адресуем механику или главному инженеру. Но отвечают на них примерно в течение дня, максимум — двух. Вопросы в основном возникают, когда не вся информация предоставлена: понимая, какими могут быть вопросы, мы стараемся всю информацию получать сразу. В ТЗ могут быть даже чертежи того, что нужно, насколько детально.
В процедуре — 21 рабочий день на закупку.
Средний срок до Bidzaar — 12 рабочих дней
На Bidzaar — 7 рабочих дней
Средний срок до Bidzaar — 12 рабочих дней
На Bidzaar — 7 рабочих дней
Ушло время на составление мониторингов. Раньше это была таблица в Excel, которую нужно было заполнять различной информацией по итогам. Сейчас мы выгружаем практически такую же таблицу с площадки. Плюс удобно работать сразу со многими заявками, одновременно у одного сотрудника находится в работе где-то по 20–30 заявок. Раньше заявок в работе у сотрудников было гораздо больше, они скапливались. Сотрудники не успевали их обрабатывать, потому что для того, чтобы взять в работу заявку, нужно иметь время на рассылку и пул поставщиков. Нужны отдельные инструменты отправок, отдельный учёт поставщиков и понимание, что кому ушло. Очень много лишних рутинных действий, которые автоматизирует площадка. Плюс почта, в которой тоже нужно создать под каждую закупку порядка 20 папок. Могло быть 60–80 заявок у человека, и 40–50 из них просто ждали.
Работа на площадке даёт возможность проводить открытый тендер, доступный для участия любой компании, будь то компании, с которыми мы работали ранее, или новые компании, которые нашли наш тендер на площадке.
Было 8–10 контрагентов на открытую процедуру
Стало 20–50 контрагентов на открытую процедуру
Стало 20–50 контрагентов на открытую процедуру
Мы унифицировали все процессы по закупкам в районе 300–500 тысяч рублей, то есть поставщики сами торгуются, заявки сами рассылаются и так далее. Это даёт возможность более подробно обрабатывать заявки на большие суммы, с которых в процентном соотношении можно получить большую выгоду.
