Зачем нужно забирать закупки у инициаторов
Иначе ваши затраты завышаются на 25-30%
В голове у многих руководителей компаний и собственников (в основном средних компаний) есть один крупный барьер на пути к оптимальным и системным (непрямым) закупкам - непонимание, зачем отделять закупки от инициаторов и держателей бюджета.
"У нас это выделенный человек, он находится в структуре транспортного отдела. Зачем вообще его куда то переводить? Как какой то внешний эксперт может закупить транспорт лучше чем он? Это транспорт, сложная услуга, там нужно каждый день оперативно управлять, от этого надежность поставок зависит. Директор по логистике и его менеджер - эксперты по транспорту, лучше них условия никто не найдет, эффективнее не закупит."
Такое убеждение у собственника. При этом независимый бенчмаркинг он не делал, "верим на слово".
И такая ситуация - почти каждой категории в индиректе.
Особенно остро такой вопрос стоит в услугах, именно поэтому во многих (в том числе крупных промышленных) компаниях услуги не покрываются отделом закупок! Закупкам легко отдают ТМЦ, расходку, сырье, где есть организация поставок, есть запасы, есть "что потрогать". Но услуги не отдают, считают, что "это экспертность, которой закупщик не владеет, нет value поэтому смысла передавать ему эту категорию нет". А так как услуги составляют бОльшую часть индиректа, то естественно закупки контролируют очень малую часть.
Оговорюсь, не во всех компаниях так. Для многих то, что я пишу покажется вполне естественным, из серии "спасибо, Кэп". Но вы найдете в своих компаниях категории, которые вам не передали и эти аргументы вам пригодятся когда вы придете с целью "расширения списка покрываемых категорий".
Моя оценка - это ведет к завышению годовых затрат на закупки на 25-30%. Не только прямых, но и косвенных затрат - персонал, оборотный капитал и пр.
Итак, причины по которым инициаторы менее эффективны, чем закупщики.
1. У инициаторов нет "закупочной мотивации". Нет цели экономить или чтобы контракт был надежным, чтобы был порядок с документооборотом, было оптимальное количество поставщиков, контрактов, счетов, чтобы не было валютных рисков. Их за это не премируют, не поощряют, от них этого не требуют. Руководители будут рады если удастся за этот бюджет купить больше товаров и услуг, но если нет - ничего страшного.
2. Любой руководитель сможет доказать, что ему нужно больше денег если это нужно для бизнеса. Некоторые инициаторы намерено завышают бюджет потому что у них есть в этом интерес - и дело не всегда в коррупции, просто так быстрее и удобнее, чем лишний раз просить деньги когда что то непредвиденное произошло. А потратить их всегда найдут способ. Совмещение ответственности за бюджет и за закупку называется КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ. Это главный враг собственника.
Поставщики часто пользуются тем, что инициатор не имеет закупочных навыков, зашивают кучу ненужных услуг в договор, намеренно завышают стоимость, убеждают инициатора купить более дорогой товар, чем ему реально нужно. За отсутствие закупочной экспертизы собственник дорого платит.
4. Инициаторы работают с ограниченным количеством поставщиков по ограниченной номенклатуре. Опять же, не со злого умысла (как правило). Просто им так удобнее: меньше заморочек с тендерами, удобный и понятный документооборот. Любые изменения - неудобство и гемор, зачем они нужны? Именно поэтому инициаторы не очень любят пускать кого либо в этот огород. Потому что новый поставщик или материал это тестировать, проверять, проводить через СБ - зачем это надо?
Отсутствие конкуренции ведет к завышению стоимости и повышению рисков для компании. Но компания об этом не подозревает - узнают об этом лишь когда приходит профессиональный эксперт и начинает глубоко анализировать категорию и затраты.
5. Принятие решения по тому с кем из поставщиков будем работать в случае с инициатором происходит непрозрачно и необъективно. Часто даже в тендерах победитель давно известен. Где то инициатор поступает так потому что ему удобнее, где то нужна скорость, "нет времени на раскачку, все горит", а где то есть прямая заинтересованность иного характера. И если в случае закупок можно надеяться, что будет какой то независимый подход, то когда этим занимается инициатор (даже выделенный сотрудник внутри бизнес-функции) то мало шансов. СБ, контроллинг - все эти службы не эксперты в закупках, они если и будут погружаться, то в какие то поверхностные вещи, при всем желании они не смогут раскопать проблему потому что они не были частью процесса изначально.
А если инициатор "определил победителя на этапе составления ТЗ", то какой смысл в СБ и контроллинге? Ну какие то очевидные провалы, но такое редко бывает.
6. Затраты завышены из-за отсутствия консолидации объемов. Инициаторы как правило "разбросаны" по подразделениям компании, каждый из них отвечают только за часть всех затрат. В итоге разные подразделения компании работают с разными поставщиками по одной и той же категории. Нет консолидации! Другая проблема - инициатор как правило не умеет планировать объемы заранее и уж тем более проводить сорсинг на годовую потребность. Все закупается срочно и спотово, в рамках ТЕКУЩЕЙ потребности. Это дает еще большую нагрузку для бухгалтерии и финансов из-за большого количества допсоглашений, счетов, заказов. Но основной итог - завышенные затраты и риски в контрактах, риски по надежности и качеству поставок.
7. Инициаторы не занимаются многими вещами, которые выполняют закупки, у них нет на это времени и нет экспертизы. Например, оптимизация процесса или анализ данных или оценка поставщиков. Эти процессы напрочь отсутствуют в компании. Все перечисленное отражается на качестве взаимодействии с поставщиками, на эффективности закупок. Сроки закупок меньше или такие же, но стоимость и качество закупочного процесса в разы хуже чем если закупками занимается профессионал Это общее правило, могут быть исключения для ряда инициаторов и компаний. Но это не отменяет общего правила.
Задача собственника - не допустить такой ситуации при которой у вас функции инициатора и закупщика совмещены. Задача закупщиков - напоминать руководству об этом (train your boss) и всячески расширять свою зону покрытия - собственными ресурсами либо путем привлечения внешних экспертов.
Многие закупщики не понимают этого, сами не контролируют непрямые закупки, но негативно реагируют когда приходит аутсорсер для их покрытия - это плохой знак. Напишите, пожалуйста, ваши варианты почему плохо когда инициатор и закупщик - одно лицо.
Опубликовано в блоге автора Ссылка
