Что нужно знать о закупках генеральному директору
Чтобы начать ими управлять
В России считается, что закупки - это легко и просто. А вот производство и продажи это сложно, поэтому руководители не уделяют закупкам должного внимания.
Сделал перечень того, что нужно знать гендиру про закупки.
Закупки это не только отдел закупок. Эта функция охватывает все подразделения компании. Зачастую отдел закупок покрывает только небольшую часть категорий, бОльшую часть выполняют топ менеджеры. Закупки это не только тендеры, там и процессы от заявки до оплаты, развитие поставщиков, претензионная работа и еще много чего. Закупки тесно связаны с логистикой, финансами, производством. Хотите улучшить закупки в целом - нужно менять процессы и структуру во всей компании, включая формирование потребности, планирование и управление запасами
👉 Выполнение закупок и реорганизация закупок это совершенно разные активности. Если вы хотите менять процессы, то для этого нужен проектный менеджер с подобным опытом и общаться он должен со всеми топами, отчитываясь непосредственно гендиру. Неправильно требовать от директора по закупкам чтобы он занимался реорганизацией, т.к. у него другие компетенции: выполнение, поддержка текущих процессов
👉 Изменения в закупках должен курировать лично гендир, т.к. иначе топ менеджеры будут игнорировать требования проектного менеджера. часто гендиры недооценивают масштаб необходимых изменений в закупках и поэтому делегируют задачу кому-либо из руководителей (например CFO), который не имеет достаточного влияния на остальных топов. Гендиру нужно владеть ситуацией в закупках и иметь независимые рычаги контроля этой функции, не оставлять ее на усмотрение других топов
👉 В закупках не работают поверхностные решения. "чтобы обеспечить конкуренцию на торгах мы хотим нанять junior-координатора, который будет собирать потребность от инициаторов и выкладывать на торговую площадку, а там уже поставщики будут давать предложения" - это создаст лишь хаос, бюрократию и зря потратите время. Нужно выделять полноценный ресурс, с правильными компетенциями и полномочиями
Про ресурсы - нельзя экономить на сотрудниках отдела закупок. это - самая частая ошибка. это должны быть стратеги, люди, умеющие решать проблемы, работать с цифрами, вести проекты, хорошо разбираться в категориях. "Возьмем молодого - быстро научится" - будет учиться на ошибках, которые будет оплачивать компания. Если нет внутри - нанимайте либо берите на аутсорсинг. Хороший менеджер стоит от 250К в мес + компенсационный пакет.
👉 Руководители служб зачастую убеждены, что у них все хорошо, что они лучше всех, но гендир должен это проверять иначе прогресса в закупках не будет. Правильно ли работают мои менеджеры? есть ли потенциал в закупках? Как устроены процессы в других компаниях? Автоматизирован ли у нас процесс закупок? Оптимальное ли у нас количество сотрудников в закупках? Правильно ли расходуется бюджет? Адекватный ли у нас уровень затрат? А какие лучшие практики есть на рынке, которых нет у нас? Эти вопросы задают в рамках аудита и его должен выполнять не отдел закупок, а независимая функция либо сторонние консультанты. Курирует аудит назависимый топ менеджер, например CFO.
Гендир может не знать всех деталей, не разбираться в закупках глубоко, но должен следить за тем, чтобы система закупок работала корректно и ставить задачи.
Опубликовано в блоге автора Ссылка
