Интеграция закупочных систем с ERP
Почему не нужно этого делать
Если вы решили купить и внедрить решение для автоматизации стратегического сорсинга никогда не ставьте условием интеграцию с ERP системами (SAP, 1C и т.п). Объясню почему.
Для начала - что такое решение для страт сорсинга. Это собирательное название для решений, охватывающих процессы: сорсинг, контрактация, управление поставщиками, управление закупочными проектами . Последнее используется, как правило, для категорийного менеджмента и сложных сорсинговых проектов. Терминология не привязана к какому то конкретному решению, это официальное определение Гартнер и я большинства мировых вендоров такого ПО.
Итак, почему интеграция это зло и адъ для закупок:
1. Система для страт-сорсинга это решение именно для автоматизации закупок, более творческое, стратегическое, не связано с операционным закупочным процессом . ERP - это учетная транзакционная система для всей компании, в части закупок используется для организации операционного процесса оплат, финучета, контроля фактических затрат. У них абсолютно разные предназначения.
Обычно мы проводим сорсинг на годовую потребность (или 2-х годовую), агрегированную по всей компании, используя большое количество потенциальных поставщиков (с которыми мы возможно не будем работать в рамках заключенного контракта, т.е. большинство не выиграет конкурс). Из сорсинга в ERP необходимо лишь перенести выигравшего поставщика, спецификации и цены. Это легко сделать через Excel (экспорт и импорт). Для этого не нужно создавать дорогостоящую интеграцию. Если в вашей компании кто-то вовсю требует интеграции этих двух процессов значит вам не нужна автоматизация, а консалтинг по тому, что такое страт сорсинг и как отделить его от операционных закупок.
2. Это ДОРОГО и ДОЛГО. Внедрить ИТ решение может быть дешевле чем построить интерфейсы интеграции. Включая интеграцию вы увеличиваете стоимость внедрения, порой в несколько раз. Также вы вовлекаете свою ИТ службу, технарей вендора, консультанта, все это увеличивает риски проекта. Сроки увеличиваются, не менее 6 месяцев можно сразу заложить (это в лучшем случае).
Без интеграции вы можете реально начать использовать решение уже на следующий день, что дает вам преимущество - можно быстро доказать эффективность этих трат перед руководством.
3. Риски. Допустим вы внедрили. А потом понимаете, что тул не подходит. Но "соскочить" уже не можете - кучу денег потратили, интерфейсы нагородили. Допустим, вы уходите, кто будет "поддерживать" все эту инфраструктуру? Теперь компания зависит от вендора, который теперь может потихоньку увеличивать стоимость лицензии, поддержки и доработок.
4. Проблемы с мастер-данными. Они у этих двух систем совершенно разные. Например, база поставщиков. В ERP у вас база поставщиков, с которыми вы реально будете работать. При заведении все 100 раз все проверят, включая СБ, бухгалтерию и юристов. Но в страт сорсинге такой подход губителен! Тут наоборот все должно быть легко и быстро для поставщиков, потому что у вас задача создать конкуренцию. Друзья, у кого стоит SAP SRM - почему вам трудно завести поставщиков в эту систему? Ровно по этой причине - надо пройти 7 кругов ада (пробовал, знаю). Потому что ваша СБ считает SRM продолжением ERP и поэтому распространяет свои "протоколы безопасности" на нее. Но это плохо для всех - и для закупщиков, потому что увеличивает трудозатраты и для поставщиков.
Та же проблема с материалами. В страт сорсинге нет кодов материалов. Они и не нужны - там есть категории и этого достаточно. Когда сами по себе в сорсинге ими легко управлять.
Но как только вы начинаете интегрировать мастер данные возникают вопросы мэппинга групп материалов в ERP и в страт. сорсинге, это крайне муторно и сложно и ненужно! Более того код материала в сорсинг вы не перенесете, ну максимум - свободный текст.
5. Отсутствие интеграции дает возможность использования бОльшего кол-ва независимых решений страт. сорсинга. А иначе вы привязываетесь к ограниченному кругу решений. Получается, мы сами себе ограничиваем выбор. Многие решения из Магического Квадранта дают возможность интеграции лишь на уровне API, не более. Глубокие интеграции крайне плохо работают даже у тех вендоров, которые умеют настраивать эту интеграцию.
6. Без интеграции легко управлять отношениями с вендорами. Вендор ERP отвечает за ERP, вендор eSourcing отвечает за eSourcing. Как только вы выбираете путь интеграции, то границы ответственности между вендорами размываются. Возникают проблемы при релизе новой версии решения. Кто виноват? Вендор ERP винит вендора сорсинга. Вендор сорсинга винит вендора ERP. А консультант, который настраивал интерфейсы винит обоих. Кто проигрывает? КЛИЕНТ.
7. Размывается фокус. Вместо того чтобы расширять перечень покрываемых решением категорий, объема затрат вы тратите время на интеграцию и решение проблем, связанных с ней. Тогда как усилия нужно у тратить на изменения бизнес процессов, организационные изменения, регламенты, поддерживающие новый бизнес процесс, объяснение бизнесу зачем и как работать в системе и т.п. Фокус смещается на технические вещи, а не критичные бизнес вопросы.
Мой посыл относится ко всем решениям страт-сорсинга одинаково. Выбирайте, смотрите. Но не спешите интегрировать! К интеграции можно подойти более осознанно, когда вы внедрите решение и через 3 года покроете все категории и поймете, что именно вам даст интеграция, для чего она нужна. Статья не относится к P2P решениям, их кстати, обязательно нужно интегрировать, т.к. заказы для оплаты должны попадать в ERP автоматом.
Опубликовано в блоге автора Ссылка
