Закупочный глоссарий

Закупочный глоссарий
Чтобы эффективно управлять закупками, нужно вначале договориться об используемых терминах и определениях. Многие иностранные термины “обрусели” и прочно вошли в профессиональный сленг закупщиков, однако часто понимаются и используются неправильно. Именно поэтому представляю вашему вниманию данный "Закупочный глоссарий".

Спенд - от англ. Spend - расход; Используется для обозначения суммы затрат предприятия на закупку товаров и услуг у сторонних контрагентов. Также выделяют “spend under management” или “управляемые затраты” и “maverick spend” или “неуправляемые затраты”

TCO /ти-си-о/ - аббревиатура от Total Cost of Ownership - совокупная стоимость владения. Используется для обозначения (приведенной временной?) стоимости затрат на использование того или иного материального объекта на горизонте его жизненного цикла (полезного использования). Обычно используется в закупках для сравнения альтернативных вариантов решения бизнес-кейсов при совершении капитальных затрат. Пример: ТСО автомобиля на горизонте 5 лет включает в себя стоимость первоначального приобретения, ежегодное ТО, замена и хранение резины, страховка, бензин, оплата за парковку, амортизация и др. связанные с владением расходы. Можно сравнить с использованием корпоративного такси или иными форматами аутсорсинговых услуг по перевозке сотрудников.

Тейл - от англ. Tail - хвост. Обычно используется как сокращенное определение “хвостовой части затрат” или “хвостовых затрат” или “tail spend”. Определение базируется на концепции “длинного хвоста”, впервые предложенной для использования в бизнесе в 2004 г. Крисом Андерсеном. По сути, “длинный хвост” - это статистическое понятие, обозначающее определенную форму кривой распределения величины. “Длинным хвостом” обладают явления, у которых редкие события составляют значительный общий объем, сопоставимый с объемом частых событий. В закупках к “хвостовым” относят тактические расходы, разовые и малоценные закупки. Таких закупок обычно набирается 80% по количеству, что составляет всего 20% по стоимости - они идеально следуют закону распределения Парето.

Непрямые / прямые затраты - в закупках принято делить затраты, которые напрямую входят в себестоимость готовой продукции или оказываемой услуги (прямые) и те, которые являются, по сути, накладными и входят в себестоимость косвенно (непрямые). К прямым и непрямым затратам нужно применять совершенно разные стратегии управления.

ROI /ар-оу-ай/ - аббревиатура от Return on Investment - возврат на инвестиции. Часто используется в бизнесе, в том числе в закупках, для обозначения прибыльности того или иного проекта. Прибыльность рассчитывается по-разному, однако наиболее распространенным считается метод приведенной стоимости (DCC).

RFx (RFI, RFQ, RFP) /ар-эф-икс/ - аббревиатура от Request for X, где X может быть I = information (RFI) или запрос информации, Q = quotation (RFQ) или запрос котировок, P = proposals (RPF) или запрос предложений. В целом, RFQ является подмножеством RFP, т.к. RFP может содержать не только ценовую информацию. RFI подчеркнуто не является закупкой, а является маркетинговой процедурой анализа рынка, по итогам которой не происходит распределение заказа. RFX используют как общее обозначение “тендера” или “закупки” или “сорсингового проекта” в части сбора и анализа предложений от поставщиков.

RPA /ар-пи-эй/ - аббревиатура от Robotic Process Automation - роботизированная автоматизация процессов. Используется для обозначения алгоритмизированных операций. В закупках получило популярность в связи с распространением в 2019-2020 гг. программных решений, позволяющих без навыков программирования создавать такие алгоритмы, заменяющие многие рутинные операции. Не имеет ничего общего с искусственным интеллектом и автономными системами.

Категорийный менеджер - лучшей практикой в управлении закупками является применение так называемых “категорийных стратегий”, то есть выработка набора мер и политик, применимых к той или иной классификационной категории закупаемых товаров или услуг в рамках организаций. Ответственным за реализацию категорийной стратегии, при ее наличии, или просто ответственный за все происходящее с закупками по той или иной категории назначается ответственный сотрудник (из закупочного подразделения), называемый категорийным менеджером.

Спотовая закупка - от англ. Spot - точечный. Относится к разовым, нерегулярным закупкам.

S2P, S2C, P2P и тд. - модные аббревиатуры, используемые консультантами по внедрению закупочных ИТ-систем. Термины также активно внедряются аналитическим агентством в области ИТ - Gartner. По сути, обозначают границы автоматизации процесса тем или иным решением. Разберем подробно, чтобы больше никогда не путаться.

Сорсинг - от англ. Sourcing - букв. “выбор источника”. Используется для обозначения процесса выбора поставщика. Различают “стратегический сорсинг”, который заключается в сложном процессе определения стратегии, выстраивании долгосрочных отношений, заключении сложных контрактов с поставщиками ключевых категорий, либо поставщиками крупных объемов. В этом случае “сорсинг” не равно “тендер” и не равно “закупка”, только этап. И “тактический сорсинг”, когда процедура достаточно простая и “сорсинг” = “закупка” = “тендер” = “заказ”. В государственных закупках все “закупочные процедуры” = тактический сорсинг, по сути.

Скоринг - от англ. Scoring - подсчет очков.
Используется в закупках:
1) для обозначения процесса применения балльной стратегии оценки предложений поставщиков на тендере.
2) для обозначения процесса балльной оценки квалификации поставщика.

Матрица Кралича - часто используется в сфере закупок для иллюстрации популярного среди консультантов подхода к сегментации затрат. Разделяет затраты на 4 категории по отношению к риску. Читайте подробнее тут

Конкурентный лист - структурированное представление полученных предложений от поставщиков в ходе “сорсингового ивента” или RFX или тендера. В конкурентном листе обычно располагают поставщиков по горизонтали, а параметры сравнения по вертикали.

Комплаенс - от англ. Compliance - соответствие. В целом, этим словом обозначают процесс выработки определенных политик и проверки внешних явлений на соответствие им. В закупках “комплаенс” обычно означает две вещи, в зависимости от контекста:

1) проверка контрагентов (поставщиков) на соответствие политикам организации. Например: соответствие квалификационным требованиям, соответствием требованиям по этичности и экологичности производства, соответствие антикоррупционной политике и пр.

2) проверка сотрудников закупочного подразделения на соответствие политикам организации.

Пул - от англ. Pool - пруд, бассейн. Используется в закупках для обозначения группы поставщиков, объединенных по какому-либо критерию. Часто объединяют поставщиков по категориям или по группе требований к квалификации. Например “пул стратегических поставщиков Московского офиса” или “Пул крупнейших поставщиков” или “Пул поставщиков питьевой воды для офисов компании”.

Аутсорсинг закупок - передача реализации части закупочного процесса третьему лицу на основании контракта. Аутсорсинг от англ. Outsourcing - букв. “снабжение извне” - применяется для вынесения целого ряда поддерживающих функций за периметр предприятия. В закупках чаще всего отдают на аутсорсинг проведение “тейловых закупок” (см. выше) под ключ, организацию тендеров, маркетинг поставщиков проведение аккредитации или предквалификации поставщиков. Не существует единого подхода или определения процесса аутсорсинга закупок, каждый сегодня понимает его границы по-своему.

Закупочный проект - несколько закупочных процедур, объединенных в одну “корзину” в целях мониторинга реализации какой-либо более крупной задачи, требующей их совместного выполнения. Например, проект “Открытие нового офиса” предполагает внутри себя “Закупка услуг клининга”, “Закупка услуг аутсорсинга reception” и тд.

Закупка, процедура, сорсинговый ивент или тендер - это все разные названия процедуры выбора организации (или ИП/ФЛ) для заключения с ней контракта. “Закупка” и “процедура” - больше используются в среде государственных закупок. Проект, тендер и сорсинг-ивент используются в среде профессионалов закупок в коммерческом секторе.

Контрагент, поставщик или партнер - это все разные названия организации (или ИП/ФЛ), с которой заключен контракт на поставку или оказание услуг. Выбор между терминами “контрагент” (самое нейтральное), “поставщик” (самое употребимое) и “партнер” (самое продвинутое) зависит от зрелости закупочной функции. В случае, если закупки в организации находятся на начальной стадии, нет разницы между контрагентами в бухгалтерском и закупочном понимании. В случае, так скажем, стандартной зрелости закупочной функции, применяется термин “поставщик” (даже если оказывает услуги), это относит вопрос к более глубоким процессам управления цепочками поставок и тд. На перспективных этапах зрелости организация предпочитает называть “партнерами” всех внешних контрагентов, вне зависимости от характера отношений.

Вендор - от англ. Vendor - букв. продавец. Термин используется в ИТ-закупках (но не только) для обозначения производителя аппаратного обеспечения или правообладателя программного продукта. В широком смысле, вендор - это производитель или правообладатель. В отличие от дилера, дистрибутора, агента, интегратора и тд.

CAPEX /капекс/ и OPEX /опекс/ - от англ. Capital expenditure - капитальные затраты и Operational expenditure - операционные затраты соответственно.

Физы - от англ. Fees - платежи. Жаргонное обозначение платы за использование или оказанные услуги. Обычно используется у юристов и ряда других профессиональных консультантов.

“Закупки по ФЗ” - используется представителями частного сектора для обозначения государственных закупок в широком смысле слова, подразумевая и 44-ФЗ (о госзакупках) и 223-ФЗ (о закупках госкомпаний).

Диджитализация, цифровизация или цифровая трансформация - модный термин, которым стали заменять привычное понятие автоматизации. Автоматизация стала больше восприниматься как роботизация или даже внедрение ИИ, в то время как цифровизация - это процесс перевода аналоговых процессов и документов в цифровой формат см. статью

Инициатор, (внутренний) клиент, (внутренний) заказчик или “бизнес” - так закупщики называют подразделения, предъявляющие потребность на те или иные товары или услуги, которые принято решение закупать на рынке. Само собой, эти термины возникают в обиходе только с момента, когда закупочная функция выделяется в самостоятельное подразделение и происходит (частичная) централизация управления закупками.

Кэп - от англ. Cap - сокр. от capitalization. Буквальный перевод тут не имеет смысла. Используется в финансах для обозначения верхней планки какой-либо финансовой величины. В закупки переехало в сложных юридических и ИТ-контрактах, где оплата за единицу ограничена сверху “кэпом”, то есть определенной максимальной суммой (рамочного) контракта.

Тайм шиты - от английского Time sheet - листок учета времени. Термин еще с времен, когда на заводах пробивали карточки. В закупках используется для учета временных затрат специалистов по контрактам с оплатой за единицу работы (человеко-час). Обычно используется в закупке юридических услуг, ИТ, аутсорсинга и проч. профессиональных сервисов.

Time & Material - букв. перевод с англ. - затраты времени и материалов. Принцип оплаты работ подрядчика на основе компенсации работы специалистов по временным ставкам и накладных затрат, прямо относящихся к проекту. Обычно используется в закупке юридических услуг, ИТ, аутсорсинга и проч. профессиональных сервисов в случае, когда невозможно определить четкие границы работы. Можно рассматривать как разовый или более короткий аутстаффинг (см определение).

Аутстаффинг (сравнить с Аутсорсинг) - тип контракта, в рамках которого поставщик нанимает определенных специалистов себе в штат и продает заказчику их часы по договору оказания услуг. Обычно заказчик имеет полный контроль над каждым специалистом, часто привлекает их к работе на своей территории, максимально вовлекается в управление. Контракт носит в большей степени характер экономической и юридической схемы обеспечения гибкости относительно трудового законодательства и масштабирования.

MICE - аббревиатура от англ. Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions - букв. Встречи, мотивационные мероприятия, конференции, выставки. Используется для обозначения закупочной категории, куда попадают все ивенты (мероприятия) и часто также тревел (но не всегда) поддержка сотрудников.

EMEA - аббревиатура от англ. Europe, the Middle East and Africa. Популярный региональный сегмент у международных компаний, к которому относится и РФ.

Бандл - от англ. Bundle - связка, пачка. Обычно используется для обозначения связанных продуктов или услуг. Например: “Антивирус идет в бандле с компьютером”.

Бест эффорт - от англ. Best effort - в переносном смысле “приложить все усилия”. Используется в финансах для описания контрактов (по английскому праву), когда сторона гарантирует свое максимально деятельное участие в решении вопроса, не обозначая (не зная) конкретных параметров или рамок заранее. В английском праве best effort - это достаточно хорошо применяемое и доказываемое в суде понятие (enforceable). В России же используется больше для красного словца, т.к. не несет под собой юридического смысла.

Гайды - от англ. Guides - набор правил и ограничений.

По дефолту - от англ. By Default - по умолчанию, на уровне заводских настроек.

Базис поставки, инкотермс - условия сделки, описывающие распределение между продавцом и покупателем обязанностей по продвижению товара, оформлению документов и оплаты транспортных расходов, определение момента перехода от продавца к покупателю права собственности на товар, риска случайного повреждения или утраты товара, а также даты поставки. Для удобства ввели на международном уровне справочник базисов поставки, назвав их по первым буквам английских слов, определяющих обязанности продавца по поставке товара. См. статью “Актуальные инкотермс - какие бывают базисы поставки”.

Инвойс - от англ. Invoice. В международной коммерческой практике Инвойс - это документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. В закупках аналогом может считаться подробно составленный (не по стандартной форме 1С) счет на оплату, либо аналог западного инвойса на русском языке, или даже договор-счет. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля и потому не может считаться аналогом инвойса.

Текущий "Закупочный глоссарий" будет постоянно пополняться. Также рекомендуем оснакомиться со статьей про "Должную осмотрительность"

Andrey Chernogorov

Андрей Черногоров

Основатель Bidzaar.com, председатель правления
“Ассоциации директоров по закупкам” (СРО-клуб)