Обратный аукцион
Что это, зачем нужен в закупках, как правильно применять
В статье об онлайновых аукционах мы бегло упомянули обратный аукцион. Сегодня мы рассмотрим это понятие более подробно. Итак, обратный аукцион - это онлайновый аукцион в режиме реального времени на основе снижающихся цен, в котором с одной стороны участвует закупающая организация, а с другой - группа заранее выбранных поставщиков. Процесс торгов динамичен, поставщики конкурируют за контракт, предлагая свои варианты и конкурируя друг с другом в он-лайне, используя для этого специализированное программное обеспечение. Поставщикам предоставляется информация о статусе их предложений в режиме реального времени, и, как правило, контракт получает поставщик с заявкой самой низкой цены (или с самыми низкими общими затратами). Когда использовать обратные аукционы
Обратные аукционы - не единственный метод сорсинга товаров и услуг. Поэтому опытные профессионалы в области закупок оценивают целесообразность этого метода, сравнивая его с другими приемами сорсинга, в частности с RFP/RFQ, открытыми торгами, прямыми переговорами с поставщиками или покупками за наличные на рынках. Для того, чтобы обратный аукцион оказался успешным, следует учесть, как минимум, следующие условия.
1. Наличие четко сформулированных спецификаций товаров и услуг, включая технологические, логистические и коммерческие требования.
2. Наличие конкурентного рынка и достаточного числа квалифицированных поставщиков, готовых принять участие в аукционе. Большинство компаний уверены, что для аукциона необходимы, по крайней мере три поставщика, в то время, как участие более шести поставщиков может привести к излишним расходам и сложностям.
3. Понимание рыночных условий, чтобы представлять себе, каких цен можно ожидать от обратного аукциона.
4. Знание покупателем и продавцом аукционной технологии.
5. Наличие четких правил проведения аукциона, в частности условий, при которых аукцион продлевается, и критериев определения победителя.
6. Готовность покупателя при необходимости сменить поставщика.
7. Уверенность покупателя, что текущая цена достаточно высока и поэтому возможная экономия оправдывает проведение обратного аукциона.
Проведение и основные элементы обратного аукциона
Управление процессом на обратном аукционе осуществляется в три этапа: подготовки, непосредственно аукциона и последующих действий. На этапе подготовки закупающая сторона должна идентифицировать или сертифицировать подходящих поставщиков, сформулировать требования по качеству, количеству, условиям поставки и обслуживания, а также сроки контракта; провести подготовку всех участников (членов собственной команды и представителей поставщиков) при работе с технологией, которая будет использоваться в ходе аукциона; протестировать аукционную технологию; сообщить участникам, как будет проводиться аукцион и каковы критерии, определяющие победителя.
Технологии обратного аукциона предоставляют покупателю выбор альтернативных подходов к проведению аукциона и его условиям. Например, демонстрация цен может осуществляться в виде показа рейтинга заказа, в виде процентов и долей. Эта технология также позволяет ранжировать заявки с их коррекцией на неценовые факторы, например, учитывать различия в транспортных затратах или качестве. Успех или неудача аукциона во многом определяется этапом его планирования и подготовки.
Участники аукциона должны заранее затребовать правила его проведения и строго им следовать. Поставщики должны понимать, течение какого времени будет проводиться аукцион и каковы правила, согласно которым период до назначенного времени закрытия может быть увеличен; часто это называют "стратегией закрытия". Существует три основных типа стратегии закрытия, которые могут использоваться при проведении аукционов: жесткая, мягкая и неограниченная. Жесткая стратегия закрытия предусматривает задание временного периода, который нельзя продлевать, в то время, как мягкая стратегия позволяет это сделать, если новые заявки появились в последние две-три минуты аукциона. Неограниченные стратегии закрытия позволяют неограниченно продлевать время аукциона, если в конце выделенного времени, в последние две-три минуты, участники проявляют активность. При выборе стратегии закрытия важно понимать поведение поставщиков.
Большая часть программного обеспечения для проведения обратных аукционов разрешает поставщикам и покупателям общаться друг с другом в ходе аукциона. Общение может быть, как видимым, так и невидимым для других поставщиков, участвующих в аукционе. Для получения технической помощи во время проведения аукциона участники должны иметь возможность обращаться в службу поддержки. На этапе проведения выполнения условий аукциона и последующих действий закупающая организация должна объявить результаты всем участвующим в аукционе поставщикам. Если вы хотите, чтобы поставщики, не добившиеся успеха в данном случае, не потеряли стимула к участию в будущих обратных аукционах или стали потенциальными поставщиками, при определении победителя необходимо полностью придерживаться объявленных ранее критериев. В противном случае вам не удастся сохранить репутацию организатора, выполняющего свои обязательства. Более того, у некоторых поставщиков могут возникнуть вопросы либо по процессу определения победителя, либо по целесообразности поддержания взаимоотношений с такой закупающей стороной.
Прежде, чем окончательный контракт будет подписан, в некоторых ситуациях могут потребоваться дополнительные переговоры или уточнение условий. Однако эти виды деятельности надо закончить быстро и до того, как у поставщика возникнут какие-то сомнения в отношении обязательства сторон.
Организатор обратного аукциона также должен общаться с другими сотрудниками организации, которые заинтересованы в этом событии. Например, необходимо известить бухгалтерию, если произошла смена продавца или политики ценообразования. Кроме того, новая информация, полученная в результате аукциона, должна быть задокументирована, чтобы ею можно было воспользоваться для более качественного проведения будущих обратных аукционов.
Опубликовано в блоге автора - The Most Valued Procurement
Также рекомендуем ознакомиться со статьей Владислава Мандрыка "Один или несколько поставщиков".
