Сроки в закупках
Едят эффективность на завтрак
Друзья, один из показателей, которым можно оценить ситуацию в закупках, это сроки:
....реакции отдела закупок, инициаторов на запросы
... проведения сорсинговых проектов
... сбора информации, аналитики, статистики
...для поставщиков: сроки поставок, оказания услуг, реакции, устранения проблем
....реакции отдела закупок, инициаторов на запросы
... проведения сорсинговых проектов
... сбора информации, аналитики, статистики
...для поставщиков: сроки поставок, оказания услуг, реакции, устранения проблем
Часто бывает, что:
👎 для capex проектов горят сроки, поэтому их выполняют в обход отдела закупок, что, в итоге приводит к завышению цен
👎 в opex проектах сроки неимоверно затягиваются, потому что у отдела закупок/инициаторов не определены дедлайны по оптимизации затрат, KPI не привязаны к срокам. Проекты ведут "в своем режиме", до 12 месяцев. Все это время компания недополучает экономии (и некоммерческие выгоды), работая по старым условиям
👎 в компании избыток бюрократических процедур, которые затягивают проведение сорсинга. Иногда одни и те же тендеры проводятся по несколько раз подряд, потому что ситуация на рынке постоянно меняется и пока заказчик принимает решение поставщик уже не готов выполнить договор на предложенных условиях
👎 закупки проводятся по старинке в бумажной форме и все предложения, формы, бланки, отчеты оформляются в бумажном виде, с подписью и печатью
👎 в закупках сидят 2 человека на всю корпорацию и выполняют широкий спектр задач, включая реализацию отходов (!)
👎 На сроки влияют ИТ системы: если они громоздкие или многие процессы не автоматизированы, то сроки будут завышены. Например, если поставщику нужно пройти через 9 кругов ада при регистрации в каком-нибудь Сбербанк АСТ или SAP SRM. Иногда закупщики не видят ничего зазорного в том, что не используют в работе ничего кроме Excel и Word и хранят данные на рабочем месте. С уходом закупщика новому сотруднику приходится искать контакты поставщиков, историю по прошедшим тендерам, восстанавливать документы, часто эта информация полностью утрачивается
👉 Резюмируя вышесказанное - если в компании сроки проведения закупок слишком короткие или слишком длинные, то в этой компании точно есть, что оптимизировать в процессах и затратах
Общие рекомендации:
👍 По каждому типу проекта/запросам должны быть нормативы по срокам, SLA между отделом закупок и другими функциями . С поставщиками они должны быть прописаны в контракте, как и ответственность за их несоблюдение, это поможет сократить сроки поставок и/или оказания услуг
👍 Должен быть сорсинг план, который мониторит руководство (CFO, Supply chain/закупки ) и следит, что экономии от сорсинга были реализованы в определенные сроки, не позже. Если инициатор и/или закупщик по какой-то причине срывает сроки проекта, то они должны объяснить руководству, почему это произошло.
👍 В любом capex проекте должны быть заложены сроки для нормального сорсинга отделом закупок. С руководителями проектов надо договариваться о разумном планировании. ь. Стоит задуматься, если к закупщику прибегает менеджер проекта с квадратными глазами и требует "срочно согласуй мне контракт с ЭТИМ поставщиком". Закупщик должен быть вовлечен в проектную команду и проактивно выяснять какие потребности в закупках есть у инициаторов.
👍 Бюджетирование должно быть построено на основе результатов сорсинга, т.е. в бюджет следующего года попадают новые цены и условия, а не те, "по которым работали исторически". Тогда у инициаторов и закупщиков будет мотивация "успеть" к бюджетному процессу.
👍 Внутри компании желательно разработать документ со сроками сорсинга и поставок по разным категориям – поможет внутренним клиентам понимать сколько времени займет реализация той или иной потребности, закупкам - правильно планировать свои активности
Опубликовано в блоге автора
Также рекомендуем ознакомиться со статьей Зелимхана Сулейманова "Как сделать так, чтобы у вас было море поставщиков".
