Анализ затрат
«Расходы на закупки всегда больше, чем вам кажется»
Прежде чем начать любой проект по оптимизации закупок мы анализируем данные по текущим затратам клиента. И вот закономерность: почти всегда эти затраты процентов на 30-40% больше, чем те, что изначально озвучивал клиент. иногда в несколько раз. Почему так происходит?
Компании анализируют свои затраты "в мире финансов". Вся аналитика построена так, чтобы финансистам было удобно считать затраты, отчитываться перед руководством, инвесторами. И руководители верят в красивую картинку, сформированную инициаторами и утвержденную финансами. Но реальный мир закупок устроен по другому, он намного шире.
CFO видит строчки бюджета, но по факту в эту строку могло попасть что угодно, ведь если у инициатора не хватает бюджета на одно, он "откусывает" 🍕 из другой строчки, перераспределяет затраты.
В итоге затраты на расходные материалы, например, попадают в 3-4 разные строчки бюджета и «размываются». А если это ИТ оборудование, то оно может попасть как в строчки OPEX (обновление текущего парка), так и в капитальные затраты по проектам. В которых, помимо прочего могут быть еще ФОТ, аренда и еще куча всего. Получается, что анализ разных строчек бюджета не дает полную картину по категории. Поэтому годами финансы думают, что у них затраты в 2 раза меньше, чем на самом деле. Инициаторы догадываются, но их все устраивает, главное быть в бюджете.
Как быть, шеф? Как теперь жить с этим знанием? - Збагойна.
Я предлагаю анализировать заказы на закупку (или заявки на оплату) из системы ERP. Причём даже те, что размещены, но ещё не подтверждены и не оплачены. Это источник номер один. Можно, конечно, и у поставщика спросить, но если их много, то надо сводить из разных источников, а это жесть и боль. Плюс, поставщик может утаить что-либо.
А данные вашей системы никогда не врут, там всегда видно сколько чего и у какого поставщика покупали. Минус в том, что их надо структурировать, анализировать, а это трудозатратно, муторно и не быстро. Зато надежно. Поэтому если хотите узнать правду о своих затратах - посмотрите данные своей системы ERP.
Опубликовано в блоге автора на Facebook
