Как устроены закупки на Bidzaar на примере Медиа Бизнес Солюшенс

Компания Медиа Бизнес Солюшенс управляет закупками Национальной Медиа Группы и СТС-медиа — это работа с активами примерно 20 компаний медиахолдинга. В нём целый ряд телеканалов, например, Пятый, РЕН-ТВ, СТС, Домашний, Че!, портал IZ.RU, несколько студий для производства контента, газета «Известия», «Спорт-Экспресс» (интернет-версия) и ещё много чего.

Речь идёт про бэк-офис, оборудование для съёмочных студий, ИТ-закупки, АХО и всё прочее, что требуется внутри группы компаний, — от туалетной бумаги до специфических тендеров на системы хранения больших массивов медиаданных, то есть это сервисная компания, оказывающая услуги бэк-офиса.

Медиа Бизнес Солюшенс консолидирует закупки и обеспечивает прозрачный выбор поставщика, который даст лучшие условия в рамках заданного ТЗ

Компания хотела видеть больше профильных участников в различных процедурах, так как нередко возникала потребность проведения тендера по таким специфическим закупкам, что вообще не получалось провести конкурсную процедуру как таковую. На прежней ЭТП, где работала компания, это было реальной проблемой, и они стали искать альтернативную площадку. И пришли к нам на Bidzaar. Так они стали одними из первых наших заказчиков, видели развитие и первыми из крупных компаний переключились полностью на торги через нашу ЭТП. Ну а мы пошли им навстречу и готовы были развиваться под пожелания клиента

В Медиа Бизнес Солюшенс категорийный менеджмент и каждый закупщик работает со своим предметом закупки. Работа строится на мультивендорном подходе, чтобы не было жёсткой привязки к конкретному вендору без необходимости. По сути, это и было одной из задач при переходе на Bidzaar — иметь большую вариативность при выборе поставщика.

Как и у многих других закупщиков, в Медиа Бизнес Солюшенс основная часть закупок на Bidzaar открытая. Предложения по товарам сначала отсеиваются по условиям, затем конкурируют по цене. Им важны сроки поставок : по большей части оборудования в категории ИТ-закупок срок должен быть менее трёх месяцев. Если заявка имеет срок поставки полгода, то она просто не попадёт в конкурс. Любой из блок-факторов при срабатывании отсеивает заявку. При полном соответствии блок-факторам, когда ни один не задет, остаётся главный критерий выбора — стоимость. В закупках услуг процесс выглядит немного иначе: там играет роль оценка опыта и качество тестовых заданий, эти критерии на Bidzaar тоже можно использовать. Тестовое задание, которое нужно рассчитать, можно включать в основные работы по закупке, то есть не получится нарисовать от балды дёшево — ведь это потом тому же поставщику придётся реализовывать самому.

Часть процедур на площадке закрытая. Она проводится через аккредитацию для закрытого пула, куда допускаются только проверенные участники. И на сайте её не видит никто, кроме участников.

Что в результате

Когда мы готовили этот пост, мы спросили у Медиа Бизнес Солюшенс, что поменялось у них в процессах и какие получились результаты. Они отметили, что после перехода на Bidzaar процедуры в целом ускорились и достаточный пул поставщиков набирается быстрее. Например, ноутбук они покупают за день, услуги строительного характера где-то за две-три недели.

Когда мы готовили этот пост, мы спросили у Медиа Бизнес Солюшенс, что поменялось у них в процессах и какие получились результаты. Они отметили, что после перехода на Bidzaar процедуры в целом ускорились и достаточный пул поставщиков набирается быстрее. Например, ноутбук они покупают за день, услуги строительного характера где-то за две-три недели.

Вот несколько цифр и фактов, которыми они поделились:

  1. В популярных категориях добавилось 50-60% новых участников процедур (вроде закупок ИТ-оборудования для рабочих мест)
  2. В стройке и эксплуатации 30-40% новых контрактов заключаются с поставщиками, которых мы не знали до начала работы с площадкой
  3. В узких категориях, специфичных для поставок видеооборудования, мало что количественно поменялось, все поставщики и так были известны, но кое-где чуть оптимизировались по цене за счёт более явных сравнений заявок
  4. А ещё было несколько случаев, когда к единственному им известному поставщику в специфических категориях добавлялись десятки конкурентоспособных новых

Первичная гипотеза компании при переходе на Bidzaar была в том, что если проводить не самые крупные процедуры по популярным категориям тейловых закупок с бесплатной заявкой и простым входом, то добавится до трети новых участников. Как вы уже видите из приведённых выше цифр, гипотеза оказалась верной, причём не только для популярных процедур.

Несмотря на текущую турбулентность, в Медиа Бизнес Солюшенс почти те же KPI, что были раньше. Их сложнее добиваться, но большое покрытие рынка это позволяет реализовать эффективнее, чем раньше.

Обычная модель работы Bidzaar:

  • Заявки бесплатны
  • ЭЦП для участия не требуется.
  • Услуги площадки оплачивает только победитель процедуры (это комиссия от суммы контракта).

Медиа Бизнес Солюшенс пошли дальше — и взяли на себя затраты победителя, чтобы участие стало для всех поставщиков полностью бесплатным. После первых успешных экспериментов они поменяли виджет на своём сайте с закупками со старой ЭТП на новую и постепенно перевели к нам всех поставщиков. Bidzaar взял на себя помощь в создании аккаунтов этих компаний, и никто не «отвалился» в процессе. Переход произошёл за месяц. Перешедшие к нам поставщики увидели, что процесс очень понятный и прозрачный, и что можно участвовать ещё во множестве процедур у разных заказчиков.

Конечно, процесс перевода на новые рельсы потребовал некоторых усилий. Были вопросы в первые месяцы: что это, как это, были технические сложности со ставками у ряда участников, но всё это мы помогаем решить.

Так происходит не только у компании, чей пример мы описываем, — вслед за компанией-заказчиком к нам приходят и их знакомые компании-поставщики. Это быстро расширило перечень участников торгов практически во всех категориях. Но Bidzaar этим не ограничивается: при объявлении процедуры мы «пылесосим» рынок в поисках тех, кому можно предложить нужный контракт. Зарегистрированные компании получают рассылки по релевантным тегам. Более того, мы проводим поиск компаний по профилю и адресно контактируем, призывая принять участие в закупке.

В результате при проведении торгов растёт и количество, и качество участников — они без дополнительных сложностей заходят в понятную конкурентную среду и видят своими глазами, что нужно, чтобы выигрывать в закупках.

В марте 2022 года на рынке возникли большие проблемы с поставками таких стандартных позиций как оборудование, вендорская поддержка в ИТ, перестали ввозить некоторые комплектующие. Но есть варианты аналогов китайского или корейского производства. Структура поставщиков сдвинулась в SMB, особенно это заметно в категориях ИТ и Оборудование — параллельный импорт только выстраивается, малые компании реагируют быстрее крупных. Кто занимался этим раньше, работают в этом направлении чуть быстрее. Крупные компании пока проигрывают в скорости, не успевают оценить ситуацию и подстроиться.

Кстати, некоторые поставщики называют Bidzaar «хипстерской» площадкой, потому что никому особо в голову не приходило, что можно зайти на торги с телефона или планшета, нажать «дальше-дальше-готово» и просто начать работать. Вход реально очень и очень простой.