Тендер на выбор ивент-агентства для проведения корпоративных мероприятий "под ключ"

1. О компании и задаче
Л'Окситан РУС ищет ивент-агентство для организации корпоративных мероприятий "под ключ": подбор и бронирование площадки, разработка программы/наполнения под заданный бюджет, координация на площадке, пост-мероприятийная отчётность.

2. Объём и типы мероприятий

• Ориентировочное количество мероприятий в год 5-7

• Типы: корпоративные собрания дистрибьюторов/франчайзи, розничные встречи, тимбилдинги, новогодние корпоративы и т.д.

  -Диапазон количества участников: от ~30 до 100+ человек

3. Требуемые услуги

• Подбор и бронирование площадки под требования (класс отеля/площадки, вместимость, техническое оснащение)

• Разработка программы мероприятия (концепция, тайминг, ведущий, музыкальное/развлекательное наполнение)

• Логистика (при необходимости — трансфер, проживание)

• Кейтеринг/банкетное обслуживание

• Фото/видео сопровождение

• Полная смета с разбивкой по статьям (без НДС и с НДС по каждой позиции)

• Координация в день мероприятия

4. Требования к агентству

• Опыт организации корпоративных мероприятий аналогичного масштаба

• Наличие партнёрской сети площадок (5*/4* отели, конференц-залы, лофты) в Москве

• Готовность работать по модели "фикс. агентское вознаграждение / % от бюджета" — уточнить у агентства их модель ценообразования

• Юр. лицо, готовое к заключению рамочного договора (не разового)

• Скорость реакции: готовность подготовить предложение по конкретному ТЗ в течение 5-7 рабочих дней

5. Критерии оценки

• Стоимость услуг агентства (комиссия/фикс)

• Опыт и портфолио

• Партнёрская сеть площадок

• Гибкость под бюджет

• Скорость и качество коммуникации на этапе тендера

6. Формат подачи предложения

• Презентация агентства + портфолио

• Модель ценообразования

• Референсы/кейсы

• Контактное лицо