Вакансия
Офис менеджер (Москва)
Вы инициативны, cамостоятельны и огранизованны . Любите свою работу и хотите быть частью быстрорастущей компании с интересными задачами? Вас заинтересует наша вакансия!
Кто мы и зачем
Компания Bidzaar – это B2B SaaS для автоматизации закупок частных компаний.
Мы помогаем 320 крупнейшим компаниям в РФ экономить свои расходы за счет прозрачных тендерных процедур и качественной работы с поставщиками. У нас размещают свои закупки OZON, Детский мир, Пивоваренная компания Балтика, Nestle, ГК Ренна, Агрохолдинг Астон, Агропромышленная группа компаний ЮГ РУСИ, Билайн, TELE2, Сеть аптек 36,6, INVITRO, Л’Этуаль, Gloria Jeans, Dodo Brands, Компания ПЭК, Azimut hotels, Фабрика кухонь Мария, Michelin, Евроцемент Груп, РОЛЬФ, Ситилинк.
Наша миссия: «мы строим экономические отношения будущего в интересах каждой компании и всего общества»
Bidzaar.com – это молодая компания, основана в октябре 2019 года. С тех пор мы растем х5 ежегодно. При этом мы сознательно придерживаемся очень консервативной политики роста коллектива и стремимся сохранить нашу уникальную атмосферу.
В ноябре 2022 года компания закрыла инвестиционный раунд и вошла в группу компаний 1С, в связи с чем появилась возможность и потребность аккуратно и точечно усилить нашу команду выдающимися талантами.
Задачи для офис менеджера
- Работа с закрывающими документами: сбор, сопровождение согласования, передача в бухгалтерию;
- Организация единого платежного дня: сбор счетов/актов, оформление в Е1 ВДО, сопровождение согласования;
- Ведение реестра поставщиков;
- Подписание документов: сшивка, сопровождение согласования, передача на подпись
- Контроль исполнения обязательств по договорам Поставщиками, за соблюдением сроков оплаты за оказанные услуги;
- Сбор стандартных документов для участия в закупках, грантах и прочих событиях;
- Оформление писем, расторжений и иных документов по шаблонам;
- Заключение договоров с новыми постащиками;
- Оформление заказов в курьерскую и почтовую службы из офиса МСК;
- Оформление заказов такси, командировок;
- Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение реестра договоров, доверенностей в системе ВДО;
- Обеспечение офиса МСК: канцелярскими/хозяйственными/бытовыми товарами, чай/кофе/печеньки, обслуживание техники, прием заявок сотрудников;
- Организация тимбилдингов в Московском офисе;
- Организация мероприятий для клиентов в Московском офисе (кейтеринг, подготовка пространства, контроль за персоналом в процессе и пр.);
- Помощь ответственным за мероприятия менеджерам в подготовке и проведении мероприятия
- Ведение актуального справочника сотрудников компании с их контактами, ДР
- Оповещение коллектива о приближающихся ДР коллег
- Помощь коллегам в операционных процессах – сканирование, копирование документов, прием курьеров, исполнение иных поручений
- Обеспечение надлежащего внешнего вида офиса в Москве (полив цветов, декор, контроль химчистки, уборки и пр.)
- Сопровождение индивидуальных переговоров с клиентами в Московском офисе (бронь переговорок, техническая подготовка, обеспечение гостеприимтва – чай, кофе и пр.)
Наши ожидания от офис менеджера
- Высокая самоорганизованность и самостоятельность;
- Опыт работы офис-менеджером от 2 лет;
- Высокий уровень владения ПК, навыки работы с оргтехникой;
- Хорошие коммуникативные навыки, навыки телефонных и личных переговоров.
- Опыт проведения праздников как НГ, корпоротив;
- Опыт взаимодействия с поставщиками;
- Знание документооборота: закрывающие документы, договорами, составления писем;
- Высокая обучаемость и работоспособность.
Наши ожидания от офис менеджера
- Высшее образование;
- Умение работать в режиме многозадачности;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Навыки осуществления закупок для нужд офиса,
- Опыт организации документооборота, навык работы с первичными бухгалтерскими документами;
- Личностные качества: высокий уровень ответственности, внимательность, пунктуальность, обучаемость, стрессоустойчивость.
Преимущества работы у нас:
- Полное отсутствие бюрократии;
- Сильная команда;
- Прямое вовлечение фаундера компании;
- Супер-позитивный, поддерживающий и ценностно-ориентированный компактный коллектив;
- Комфортный офис метро Cокольники, 3-я Рыбинская 17