Как ДНС решил проверить свои «лучшие цены». Спойлер: оказалось, рынок готов дать ниже

Дивизион, который сам решает, как работать

ДНС устроен довольно необычно для компании такого масштаба. Сеть разделена на 11 дивизионов, и каждый во многом работает самостоятельно. Есть общие требования к тому, как должен выглядеть магазин, но конкретные решения по цене, поставщикам и организации снабжения принимаются на местах.

Приволжский дивизион объединяет розничные сети в Архангельской, Вологодской, Костромской, Ярославской, Ивановской, Владимирской и Нижегородской областях. Отдел проектирования и оснащения появился здесь, чтобы привести открытия магазинов к одному стандарту и взять инвестиционные затраты под контроль. Раньше этим занимались администрации отдельных розничных сетей, поэтому даже магазины одного дивизиона, открытые примерно в одно время, могли заметно отличаться.

Отдел закупает оборудование, материалы, работы и услуги для действующих и новых магазинов, логистических подразделений и сервисных центров. Товар на полке сюда не относится: им занимается федеральная коммерческая служба. В снабжении работают четыре человека — менеджер и три специалиста. Всего в направлении вместе с проектированием и реализацией проектов 13 человек.

Снабжение было устроено по знакомой многим закупочным командам схеме. Руководитель магазина создавал заявку, по каждой статье расходов был установлен срок поставки, например, неделя для стройматериалов и две — для оборудования для защиты от краж. По регламенту закупщик должен был сравнить предложения минимум трёх поставщиков.

Три КП есть. А лучшая цена?

До bidzaar схема была вполне привычной. Закупщик отправлял запросы по почте и в мессенджерах, собирал коммерческие предложения и сравнивал цену со сроками.

Если поставщик устраивал, с ним продолжали работать. Новый поиск обычно начинался уже после проблемы: цена выросла, качество просело или появился другой повод посмотреть по сторонам. И здесь обнаружилась слабая точка самого принципа «соберём три предложения».

По словам Дмитрия, закупщик вполне естественно тяготеет к поставщику, с которым удобно работать. Тот быстро отвечает, помогает решать вопросы и знает процессы. Но менее удобный в коммуникации поставщик может дать цену ниже. А кто-то вообще никогда не попадёт в сравнение, потому что его просто не спросили. Получается, три предложения собраны, но это ещё не значит, что команда увидела лучшие условия на рынке.

Хотели проверить площадку. Заодно проверили себя

У дивизиона не было ощущения, что закупочный процесс нужно срочно спасать. Наоборот, команда считала свои цены хорошими. Когда bidzaar предложил ДНС попробовать площадку, к запуску отнеслись скорее как к проверке: хотелось убедиться, что текущие условия и правда лучшие.

«Мы считали цены, по которым мы закупаем, лучшими. Оказалось, что они могут быть ещё ниже»

Дмитрий Уханов

заместитель директора по развитию Приволжского дивизиона ДНС

Поначалу новый процесс вызывал вопросы и внутри команды. Привычная схема работала, три КП собирали, и необходимости что-то менять особенно не чувствовали. После первых закупок отношение стало другим. В процедурах появились новые поставщики, по части категорий удалось получить более низкие цены, а выбор победителя стало проще обосновать результатами торгов.

Как устроена работа на площадке

Простое правило: дороже 100 тысяч и не горит

Со временем в дивизионе закрепили внутреннее правило. Если закупка дороже 100 000 ₽ и до поставки есть хотя бы неделя, её проводят через bidzaar. Это может быть одна дорогая позиция или сто недорогих с общей суммой выше порога. Лучше всего такой подход работает там, где характеристики товара или услуги можно достаточно чётко описать.

Через площадку закупают стретч-плёнку и скотч, IT-оборудование, IP-камеры, ценникодержатели, чековую ленту, складскую технику, строительно-монтажные работы и услуги по проектированию. Иногда встречаются позиции, которые в типовой закупочный список не очень-то помещаются: бункер для сбора твёрдых коммунальных отходов, морской контейнер для хранения товара или ящики для складов.

Сроки размещения и помощь команды

По личному замеру Дмитрия, самостоятельное размещение одной закупки занимает около 30 минут. Если возникает вопрос и подключается специалист bidzaar, заявку вместе могут заполнить примерно за десять. Дмитрий отдельно отмечает оперативную поддержку: при дефиците рабочего времени возможность быстро решить вопрос для команды не менее важна, чем сам функционал площадки.

Решение, которое можно показать

После закупки команда получает таблицу со всеми предложениями. Видно, кто участвовал, какие условия дал и почему в итоге выбрали конкретного поставщика. Для Дмитрия это один из важных эффектов нового процесса: решение проще объяснить и внутри команды, и руководителю. Оно меньше зависит от того, кому конкретный закупщик написал первым и с кем привык работать.

Не всё измеряется экономией

Один из самых показательных эпизодов вообще оказался не про цену. Дивизиону срочно понадобился дизайн-проект магазина к передаче помещения и началу ремонта, при этом постоянные подрядчики ДНС были заняты.

Обычно разработка такого проекта занимает две-три недели, ещё около недели может уйти на детали и договор. Перед закупкой команда собрала реестр проектировщиков. Откликнулись около 40 организаций, примерно половину допустили после проверки экономических показателей, примеров работ и лицензий. Сам выбор подрядчика занял один рабочий день. Архитектурный проект подготовили за неделю, корректировки по договору внесли ещё за два рабочих дня.

Здесь важно не приписывать площадке лишнего. Подрядчик начинал не с чистого листа: в помещении уже был предыдущий архитектурный проект, а специалисты ДНС заранее подготовили задания по перегородкам, установке и покраске. Подрядчику оставалось всё собрать и отчертить в единый проект. Но даже с этим условием, по словам Дмитрия, такая работа обычно занимала как минимум вдвое больше времени.

«На моей памяти это самая быстрая разработка архитектурного проекта и последующих корректировок»

Дмитрий Уханов

заместитель директора по развитию Приволжского дивизиона ДНС

По цене проект вышел чуть дороже. В этой закупке выиграли не в цене, выиграли время. И это хороший пример того, почему минимальная стоимость не всегда единственный критерий результата.

Что не меняли

Переводить на площадку вообще все закупки дивизион не стал. Если сумма меньше 100 000 ₽ или заявка горит и ждать неделю нельзя, команда работает в прежнем формате. И это важная часть кейса: электронные торги не обязаны быть ответом на каждую закупку. Команда определила границу, где инструмент даёт эффект, а где только добавит лишний шаг.

Есть и целая категория, которую через bidzaar сознательно почти не проводят, — строительные материалы. Причина довольно практичная. География дивизиона растянута от Архангельской до Нижегородской области, а ремонты идут в сжатые сроки. Гипсокартон или краску проще купить локально. Противопожарную дверь бессмысленно везти тысячу километров только потому, что где-то её цена оказалась ниже: логистика съест разницу. Плюс в спецификации бывает много материалов с разными характеристиками и предпочтениями подрядчиков. Поэтому здесь локальный поставщик часто действительно оказывается рациональнее.

Результаты

Экономия

По данным дивизиона, после перехода на bidzaar средняя экономия составила около 15%, заметнее всего разница была на упаковочных материалах, прежде всего скотче и стретч-плёнке. Показатель получили на основе данных 1С, сравнив средние цены по категории в 2025 и 2026 годах. По отдельным закупкам Дмитрий оценивает снижение цены в 15–20%.

Конкуренция

По данным bidzaar, на одну закупку дивизиона в среднем приходит около 12 предложений при регламентном минимуме в три.

Скорость размещения

Самостоятельное размещение закупки занимает у Дмитрия около получаса. При совместной работе со специалистом bidzaar заявку можно заполнить примерно за десять минут.

Что важнее всего

Для самого Дмитрия приоритеты результата выглядят так: сначала экономия за счёт конкуренции и прозрачность выбора, затем экономия рабочего времени. Ценность оказалась не в том, чтобы перевести в торги каждую закупку, а в том, чтобы там, где рынок можно проверить, действительно его проверять.

Что дальше

Первые результаты не остались внутри Приволжского дивизиона. По итогам работы команда bidzaar подготовила отчёты по проведённым закупкам и категориям. Дмитрий обсудил их с руководителем и затем поделился опытом с коллегами из других дивизионов. Сейчас на bidzaar работает и представитель федерального офиса ДНС, который ведёт закупки на уровне всей сети.

В самом дивизионе процесс тоже продолжают пересматривать. Например, однотипные небольшие заявки теперь объединяют в одну закупку на распределительном центре, затем развозят вместе с товаром по магазинам. Логика та же, что и с порогом в 100 000 ₽: не переводить в новый процесс всё подряд, а использовать его там, где масштаб и конкуренция действительно дают эффект.

Что показала работа с bidzaar

В Приволжском дивизионе ДНС не было закупочного процесса, который требовалось срочно чинить. Регламент работал, три предложения собирали, а свои цены команда считала хорошими. Поэтому bidzaar решили использовать скорее как проверку: действительно ли привычный процесс даёт лучшие условия.

Первые закупки показали, что не всегда. В процедурах появились поставщики, с которыми команда раньше не работала, а по части категорий удалось получить более низкие цены. При этом дивизион не стал перестраивать все закупки. Работа с площадкой показала, что даже в отлаженном процессе может оставаться экономия, которую привычный круг поставщиков просто не позволяет увидеть.

«Для меня это ассоциировалось с какой-то бюрократией сплошной... Всё оказалось гораздо проще, чем казалось»

Дмитрий Уханов

заместитель директора по развитию Приволжского дивизиона ДНС