«Доброцен» на bidzaar: около 35% экономии по расходникам и сокращение срока закупки в 3 раза

Как устроены некоммерческие закупки в «Доброцене»

Отдел некоммерческих закупок «Доброцена» работает компактно и в одном контуре, без деления на «тендерный» и «операционный» блоки. Один и тот же человек может запустить процедуру, согласовать поставщика, а затем сопровождать закупку дальше. Для сети с 700 магазинами это вопрос не только структуры, но и скорости работы: расходников много, закупать их нужно регулярно и быстро.

Когда Михаил пришёл в «Доброцен», часть расходников закупалась децентрализованно. Магазины сами подавали заявки местным поставщикам, а те напрямую везли товар в точки. Для операционной работы такая схема была удобной, но на уровне сети создавала другую проблему: единого ценового ориентира не существовало. Один магазин покупал дороже, другой дешевле, третий работал с поставщиком, который просто быстрее отвечал. В результате компания не видела полной картины по рынку и не могла нормально сравнивать стоимость категорий между собой.

Отдельной сложностью были внутренние согласования. Без прозрачного сравнения предложений выбор поставщика почти всегда превращался в долгий разговор с юристами и руководством.

До «Доброцена» Михаил несколько лет работал с другой моделью закупок — сбором коммерческих предложений через закрытый почтовый ящик. Поставщики отправляли предложения на специальный адрес, отдельный сотрудник вручную сводил их в таблицу и только после этого передавал закупщику.

«После сбора КП через закрытый почтовый ящик функционал bidzaar выглядит в 500 раз удобнее».

Михаил Четайкин

руководитель некоммерческих закупок «Доброцен»

В «Доброцен» Михаил пришёл как раз в момент активного перехода отдела на площадку и лично участвовал в переносе закупочных позиций в систему. Знакомая логика переторжки категорий совпала с более удобным инструментом, и постепенно bidzaar стал для команды основной рабочей средой.

Какая стояла задача

Главная задача заключалась в том, чтобы выстроить единую систему управления некоммерческими закупками для всей сети. Важно было создать процесс, через который проходят все позиции отдела, с прозрачной сравнительной базой и закреплёнными поставщиками по каждой категории.

Опорной точкой стал внутренний документ «Доброцена» — «Рубрикатор». Это перечень оборудования и позиций, за закупку которых отвечает отдел: торговое оборудование, расходники для торговли, кассовые товары и инвентарь.

Команде нужно было проторговать все позиции рубрикатора, закрепить поставщиков по каждой категории, получить прозрачную сравнительную базу поставщиков и цен для согласования с юристами, а также решить проблему длинных сроков поставки по сети из 700 магазинов. При этом отдел должен был остаться в текущей структуре, чтобы один блок вёл полный цикл закупки без разделения на тендерный и операционный.

Как работали с площадкой

Основой работы стал «Рубрикатор». Команда последовательно прошла по нему и провела торги через bidzaar по основным категориям. В результате у каждой позиции появился закреплённый поставщик и понятная цена.

«Мы взяли весь рубрикатор нашего отдела, провели торги через bidzaar и по итогам определили поставщиков по всем категориям».

Михаил Четайкин

руководитель некоммерческих закупок «Доброцен»

С расходниками сначала пошли по самой очевидной схеме: одного поставщика с минимальной ценой выбрали на торгах, и ему отдали весь объём по сети. Модель быстро упёрлась в логистику. Поставщик находился в одном регионе, и в удалённые точки сроки доходили до полутора месяцев.

Категорию вернули в торги, и теперь команда смотрела не только на цену, но и на географию поставок. Вместо одного контрагента появился пул из четырёх поставщиков — из Краснодарского края, Урала, Пензы и Уфы. С каждым отдельно обсуждали регион, сроки и возможность удержать цену близко к минимальной ставке с торгов.

«Когда был один контрагент, срок поставки доходил до полутора месяцев. А когда разделили поставщиков — стало в среднем две недели».

Михаил Четайкин

руководитель некоммерческих закупок «Доброцен»

Изменилась и логика согласований. Вместо обсуждений «давайте возьмём этого поставщика, мы давно с ним работаем» у отдела появилась сравнительная таблица с участниками, ценами и условиями. Иногда компания всё равно выбирает не самое дешёвое предложение, например если у поставщика лучше сроки или длиннее история сотрудничества. Но и такие решения принимаются на фоне понятной картины рынка, а не вслепую.

Какие результаты получили

По расходным материалам экономия достигла около 35% на чековой ленте. Это сравнение цен из 1С до перехода на bidzaar и после первых торгов на площадке. По другим позициям внутри расходников разброс составил 20–30% в зависимости от категории и региона. Поэтому 35% — верхняя планка по одной позиции, а не средняя по всему блоку.

По торговому оборудованию и инвентарю цена по итогам торгов снижается примерно на 20% относительно предыдущих закупок. Через bidzaar в «Доброцене» закупают стеллажи, кассовые боксы, торговый инвентарь и сопутствующие позиции рубрикатора.

По срокам поставки эффект появился после перехода от одного поставщика к региональному пулу. При одном поставщике доставка в отдалённые регионы занимала до 1,5 месяцев. После распределения объёма между четырьмя поставщиками срок снизился в среднем до двух недель. В самые сложные точки, например Иркутск и Калининград, поставка занимает до трёх недель.

По поломоечным машинам один из ярких эпизодов — закупка ручных машин для магазинов. До bidzaar такие аппараты покупали в среднем по 270–300 тысяч рублей за штуку. По итогам процедуры цена снизилась до 160 тысяч рублей. Михаил называет этот случай «самой яркой урезкой по цене».

По униформе «Доброцен» через bidzaar переторговал позиции для сотрудников магазинов. У этого блока было два эффекта: сеть пришла к единому стандарту униформы по всем регионам, а цена по разным позициям снизилась от 30 до 50% в зависимости от элемента униформы.

По циклу закупки средний срок от появления потребности до поставки товара составляет около 14 дней. Из них около 10 дней занимает сбор КП на площадке, дальше идут сравнительная таблица, согласование с юристами и договор.

Как площадка вписалась в работу

К моменту интервью все некоммерческие закупки от 100 тысяч рублей в «Доброцене» проходят через bidzaar. Закупки ниже этого порога компания проводит без площадки.

Размещение готовой заявки на площадке занимает у отдела порядка 20 минут. Подготовка самого технического задания происходит на стороне инициатора и зависит от срочности.

Иногда площадка помогает аргументировать решения внутри компании. Например, в споре про пластиковые тележки: их хотели закупить за «красивость», но они были в два раза дороже металлических, менее прочные и быстрее пачкались. История предложений с bidzaar и параллельный мониторинг цен вне площадки стали для Михаила аргументом, чтобы сказать «нет» этой идее.

До и после

Период наблюдения: декабрь 2023 — май 2026.

Что показывает этот опыт

История «Доброцена» показывает, что даже устоявшаяся закупочная схема не всегда масштабируется на сеть большого размера с первого раза. Модель с одним поставщиком и минимальной ценой выглядела логично, но в реальной работе быстро упёрлась в географию и сроки поставки.

Вместо того чтобы перестраивать процесс с нуля, команда доработала его внутри той же системы: многоэтапные процедуры, переторжка в один клик и быстрая коммуникация с поставщиками помогли перейти к региональному пулу и сократить сроки доставки без заметного роста стоимости.

При этом сам подход к работе у «Доброцена» остался прагматичным. Команда не пытается автоматизировать всё подряд и не подстраивает процесс под абстрактные «лучшие практики».

Bidzaar для «Доброцена» стал не отдельным тендерным контуром, а рабочим инструментом, который встроился в существующую операционную модель. Через площадку команда проторговала весь рубрикатор некоммерческих закупок, выстроила пул поставщиков и получила более предсказуемый процесс по ключевым категориям расходников.

Часто задаваемые вопросы