−34% к сроку закупки: как «Ренессанс Банк» вывел региональные закупки на bidzaar

Что не работало раньше

У банка был накоплен опыт проведения электронных торгов до bidzaar. Крупные закупки проводились достаточно эффективно: был сформирован пул поставщиков, готовых участвовать в процедурах на ЭТП, предложения приходили в заявленный срок и в заданном формате, что снижало операционную нагрузку на закупщиков.

Но оставались мелкие закупки для обеспечения работы дополнительных офисов. Небольшие региональные поставщики с осторожностью присматривались к ЭТП и не торопились участвовать в электронных торгах. Такие категории, как клининг и эксплуатация, долго оставались за контуром ЭТП — для небольших региональных компаний выход на крупную электронную площадку звучал как непреодолимая задача.

Такие запросы команда вела через почту, и это была трудоёмкая работа. Кто-то присылал коммерческое предложение в своём формате, кто-то писал ответ почти от руки, кто-то отвечал не на тот вопрос, а кто-то не отвечал вовсе. Найти поставщиков и свести их предложения в прозрачную сравнительную таблицу было непросто.

Почему выбрали новую площадку

К моменту знакомства с bidzaar «Ренессанс Банк» уже перепробовал несколько площадок, тестировал, размещал закупки, сравнивал и оставлял инструменты, с которыми работать было удобно и эффективно. Когда основатель bidzaar предложил попробовать новый проект с «лёгким входом, понятным для всех участников», команда банка восприняла это практически как эксперимент. Расчёт был на то, что простая площадка поможет привлечь на ЭТП именно тех поставщиков, работа с которыми буксовала даже в почте.

Поначалу к молодой площадке осторожно относились крупные поставщики. У них были подписки на другие известные ЭТП, и они не понимали, зачем идти на новую. Но все же приходили ради конкретных сделок с «Ренессанс Банком», а со временем приняли площадку bidzaar как одну из рабочих.

«Для нас bidzaar — это не только финансовые показатели процедур, но возможность трансформации процессов и влияния на рост общего уровня зрелости поставщиков»,

Светлана Овчинникова

начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии

Что команда делает на площадке сегодня

Подтянули региональных поставщиков

Главным эффектом команда называет рост зрелости поставщиков. Региональные компании освоились на площадке быстрее, чем когда-то привыкали к почте, и постепенно начали отвечать в едином формате. Именно этого не получалось добиться раньше.

«Площадка подтянула поставщиков под наш уровень, под наши ожидания»

Светлана Овчинникова

начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии

Постепенно количество поставщиков на bidzaar росло, и конкуренция в процедурах усилилась.

Вывели инициаторов через ролевую модель

Второй опорой стала ролевая модель. «Ренессанс Банк» делит закупки по бюджету. Крупные ведут сотрудники офиса закупок, мелкие проводят сами инициаторы (внутренние заказчики) под контролем закупщиков. Раньше они собирали предложения в почте, теперь размещают процедуры на площадке. По словам Светланы, это снимает конфликт интересов: у инициатора задача — быстро закрыть свою потребность, прозрачный процесс на площадке позволяет быстро собрать предложения, обеспечивая необходимый уровень конкуренции.

Доступ к процедурам получили и те, для кого раньше закупка была «чёрным ящиком». Аудиторы и служба безопасности теперь видят ход торгов без участия офиса закупок.

Анализ рынка и реестры

Помимо самих закупок «Ренессанс Банк» проводит на площадке анализ рынка — общается с поставщиками ещё до закупки, чтобы понять предложение рынка и сформировать требования. Этот сценарий прорабатывали с командой площадки отдельно: он отличается от обычной закупки с выбором победителя.

Также банк формирует реестры проверенных поставщиков по категориям. Когда создается новая закупка, поставщиков не нужно искать с нуля, достаточно обратиться к уже аккредитованным участникам. Это сохраняет закупщику время и обеспечивает привлечение целевых поставщиков.

Переторжки, лоты и конкуренция

Команда банка использует открытые, закрытые и позиционные закупки, лоты с альтернативами и переторжки. По опыту, оптимальное число участников в процедуре — четыре-шесть. На этом уровне уже видна рыночная медиана, а дальнейший рост числа участников добавляет работы, но не всегда дает дополнительный экономический эффект.

Это понимание пришло из практики. В одной из закупок на внешних IT-специалистов собралось 82 поставщика, и потребовались два лота, переторжки и больше двадцати встреч на этапе короткого списка.

«Больше — не значит лучше»

Светлана Овчинникова

начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии

В другом тендере, на техподдержку, два лидера короткого списка торговались несколько часов после официального дедлайна и снизили цену примерно на 30-35% от первого предложения. Это результат одной процедуры, а не средний показатель по закупкам банка.

Результаты «Ренессанс Банка» на bidzaar

Срок закупки. По данным bidzaar, общая продолжительность закупки сократилась на 34% и сейчас составляет в среднем 9 дней. Показатель отражает процедуры, которые проходят на площадке.

Экономия. Средняя экономия по процедурам на bidzaar — около 6%, сильнее всего в категории IT. Это данные самой площадки по закупкам «Ренессанса», которые проводились на bidzaar.

Поставщики и конкуренция. Около 45% действующих поставщиков команда нашла на площадке. Больше 70% тендеров собирают не менее трёх участников.

Скорость подготовки. Подготовка техзадания и размещение заявки занимают от двух дней при готовой спецификации и до двух недель, если её нужно дорабатывать и привлекать к согласованию расширенную рабочую группу.

Что дальше

Опыт «Ренессанс Банка» показывает, что для финансовой компании с широкой региональной сетью ценность площадки не в одном показателе экономии. Важнее то, что на ЭТП удаётся вывести тех, кто туда раньше не доходил, — мелких региональных поставщиков и внутренних инициаторов. Всё сработало через принцип поэтапного вовлечения. Сначала площадка с лёгким входом собрала незрелых поставщиков, потом ролевая модель открыла процесс для заказчиков, аудиторов и службы безопасности.

Конкуренция и прозрачность при этом работают как один механизм, а не как отдельные эффекты площадки. «Ренессанс Банк» продолжает развивать закупочную функцию в связке со стратегией и сверяется с отраслевыми бенчмарками.

«Не надо бояться выйти на электронную торговую площадку. Нужно научиться использовать этот инструмент, найти для каких задач он действительно будет эффективным: может быть, не для всех закупок, может быть, для отдельной категории. Но наверняка есть те закупки, которые максимально эффективно проводить именно на электронной торговой площадке»

Светлана Овчинникова

начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии