«Мне нужна была площадка, где всё по-честному»: как «Русич» перестроил тендерный процесс

Что было до площадки

Строительный рынок пока слабо оцифрован, и подрядчиков в нём, по словам Бориса, нередко приходится буквально «выцарапывать». Во многом поиск всё ещё держится на личных связях и сарафанном радио. Раньше к этому добавлялось много ручной работы. Команда «Русича» собирала пул подрядчиков, готовила тендерную документацию, рассылала её по почте, обзванивала участников, а затем вручную сводила коммерческие предложения, проводила квалификацию и переговоры.

Была и вторая сложность — уже внутри компании. Когда Борис пришёл в «Русич», в обсуждении итоговой цены участвовало сразу несколько подразделений. У каждого был свой взгляд на то, какой результат тендера считать правильным, поэтому вокруг ценообразования регулярно возникали споры. Борису нужен был единый и понятный для всех порядок, в котором финальная цена формируется на нейтральной площадке по одинаковым правилам.

«Мне нужна была нейтральная площадка, где на переторжке никто ничего не видит и всё по-честному»

Борис Васильев

руководитель тендерного отдела «Русича»

Почему выбрали bidzaar

Перед bidzaar Борис рассматривал несколько вариантов и от каждого отказался по своим причинам. Собственная торговая площадка выходила долгой и дорогой. Серьёзные решения внедрялись почти год и требовали заметных вложений, а подрядчиков пришлось бы отдельно приводить в новую систему и регистрировать.

Вариант собрать внутреннюю площадку на базе документооборота силами своей команды тоже не подошёл. Делать систему под себя означало снова тратить время на разработку и настройку. Другие внешние площадки, которые смотрел Борис, оказались слишком сложными для подрядчиков. Интерфейс и обязательная электронная подпись создавали лишний порог на входе ещё до того, как поставщик успевал откликнуться на тендер.

Bidzaar Борису показали знакомые из отрасли. После демонстрации он увидел примерно ту площадку, которую представлял себе сам: с простым входом, быстрой регистрацией и понятным для подрядчика интерфейсом. Пилот это впечатление подтвердил.

«Соотношение цены и качества для меня было вау-эффектом»

Борис Васильев

руководитель тендерного отдела «Русича»

Как перестроили процесс

Компания перевела на bidzaar весь тендерный процесс, от сбора первичных предложений до выбора победителя. Ещё Борис задумал расширить пул за счёт донорства, то есть привлечь на тендеры подрядчиков из других отраслей, которые обычно работают с крупными игроками из ритейла и e-commerce.

Реестры подрядчиков

В реестрах компания аккредитует подрядчиков, которые сами выходят на неё с запросом поучаствовать. Теперь входящим достаточно предложить зарегистрироваться в реестре.

Переторжка и онлайн-сессии вопросов

В процедуре один-два этапа переторжки. Перед ней команда проводит онлайн-сессию, где участники задают вопросы инициатору закупки. Запись прогоняют через нейросеть, получают саммари и выкладывают в общий чат, что снимает часть ручного разбора вопросов по почте.

Виджеты на сайте компании

Одним из первых шагов Борис вынес виджеты bidzaar на главный сайт «Русича». Теперь всем подрядчикам и звонящим можно давать одну ссылку на страницу, через которую они попадают на тендеры.

Что изменилось

Главное, что называет Борис, это стопроцентная прозрачность проведения тендеров. Переторжка идёт на нейтральной площадке, и прежние споры подразделений о цене ушли. Тендер стал прозрачным и системным процессом, а коммуникация с поставщиками улучшилась.

Операционные показатели компания считает вручную. Цикл закупки в СМР до контракта сократился с «до 2 месяцев» до «до 1,5 месяцев». Размещение одной процедуры на площадке занимает около 30 минут по личному замеру. В пуле сейчас около 80 активных поставщиков по всем категориям, и он пополняется в том числе за счёт участников из других отраслей. Поток закупок устойчивый, 5-6 тендеров в месяц.

По оценке Бориса, донорская стратегия отчасти сработала. За счёт межотраслевого притока участников конкурентная среда расширилась, а на торги стало приходить больше компаний.

Записи онлайн-сессий и их саммари команда выкладывает в общий чат, так что все участники остаются в одном информационном поле.

Показатели до и после перехода

Что дальше

«Русич» работает с bidzaar с 2024 года, и площадка стала рабочим стандартом для всех тендеров концерна. Дальше Борис планирует цифровую трансформацию закупок с ИИ-агентами для аналитики предложений и сопровождения контрактов и хочет оставить решения bidzaar как звено в этом контуре. Другим закупщикам он советует коротко. «На бидзаре вы точно найдёте партнёров, которых ищете».

Опыт «Русича» показывает, что в стройке, где рынок держится на личных связях, площадка ценна прежде всего прозрачностью и возможностью привести в отрасль новых подрядчиков. Переход занял год и потребовал перестроить привычки внутри команды, но результат оказался устойчивым. Тендеры перестали быть ручной работой и стали понятным для всех подразделений процессом.