Как «СМ-Клиника» перевела закупки на Bidzaar и теперь экономит до 30% бюджета в самых дорогих категориях

Холдинг «СМ-Клиника» существует с 2002 года и входит в топ-5 частных клиник по версии крупнейших бизнес-изданий. За это время было открыто 32 многопрофильных клиники в пяти регионах России.

Для бесперебойной и круглосуточной работы медицинских центров, необходимо регулярно проводить крупные закупки: среди них строительно-ремонтные материалы (СРМ), обеспечение безопасности, обеспечение и эксплуатация зданий для административно-хозяйственного отдела (АХО).

Несмотря на регулярный рост и расширение, больше 20 лет холдинг проводил закупки по старой привычной схеме: одни и те же поставщики из года в год, персональные договорённости, много ручной работы. Сотрудники тратили значительную часть рабочего времени на каждую закупку, а из-за нулевой конкуренции условия и цены были непрозрачными и зачастую завышенными.

Но в 2024 году — с приходом нового ведущего специалиста по закупкам — всё изменилось. Было принято решение оптимизировать процесс закупок, путем автоматизации и переноса ключевых категорий закупок на ЭТП Bidzaar. Результат не заставил себя долго ждать. Уже через полгода стали очевидны первые успехи внедрения –  экономия до 30% бюджета и около 25% в рабочих часах. Больше подробностей рассказываем в кейсе.

Как проходили закупки в «СМ-Клинике» до Bidzaar

За 22 года у холдинга сформировалась устойчивая база поставщиков. С ней и предпочитали работать все, кто занимается закупками.

На первый взгляд, всё просто, понятно и удобно: многолетнее сотрудничество, давние договорённости, вроде бы даже приятные условия. И самое главное — не надо тратить время на поиски новых партнёров.

Но чем больше филиалов открывалось в холдинге и чем больше клиник надо было стабильно обеспечивать, тем чаще давали о себе знать две проблемы:

❌ Проблема 1: отсутствие конкуренции убивает прозрачность и эффективность закупок

Как правило, когда компания долго сотрудничает с одним и тем же поставщиком, она выпадает из реалий рынка. Закупщики перестают понимать, сколько сейчас может стоить аналогичный товар у других поставщиков, и просто соглашаются на всё, что им предлагают. А такие предложения зачастую оказываются не самыми выгодными на рынке. Иногда недобросовестные партнёры сознательно завышают цены, а бывает — сами не знают, сколько должен стоить их товар или услуга.

❌ Проблема 2: на закупки вручную уходит очень много времени

Запросы, письма, звонки, самостоятельное заполнение отчётов — всё это превращает каждую закупку в многочасовой процесс даже с постоянным поставщиком. А если вдруг нужно найти нового, всё замедляется ещё сильнее. Потому что новых поставщиков нужно искать, запрашивать у них коммерческие предложения, потом сравнивать между собой и самостоятельно вести торги. Или же согласиться на первый плюс-минус подходящий вариант.

Баланс в таком случае найти невозможно. Пытаясь сэкономить время, вы теряете деньги. А пытаясь сэкономить деньги, вы теряете время.

Когда возникла необходимость расширять базу поставщиков, эти проблемы встали особенно остро. Стало понятно: нужно делать закупки более открытыми и по-максимуму охватывать рынок в поисках выгодных предложений. Был только один способ сделать это быстро — перейти на ЭТП. Именно это и предложил Сергей Терёхин, когда возглавил тендерные закупки в августе 2024 года.

“Начав работу в холдинге, мной была обозначена цель необходимости в кратчайшие сроки перевести закупочный процесс на ЭТП «Bidzaar». В настоящее время это самый удобный формат для работы с подрядчиками и поставщиками — именно благодаря электронной торговой площадке есть возможность сделать закупки доступными, открытыми, а благодаря информационной поддержке максимальное количество участников узнают об актуальных потребностях холдинга и предлагают свои товары, работы, услуги.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

Почему «СМ-Клиника» выбрала Bidzaar

В поисках идеальной ЭТП охватывающей все задачи холдинга, команда Сергея Терёхина изучила несколько вариантов. Проведя сравнительный анализ был сделан вывод, что ЭТП «Bidzaar» максимально отвечает вызовам времени, обладает передовыми инструментами и дальнейшим потенциалом развития в области закупок. Решение было принято в пользу команды ЭТП «Bidzaar».

🤝Перейти на ЭТП быстро и без особых сложностей

Так и случилось, преимущества площадки сразу проявили себя, а именно:

• интерфейс  ЭТП «Bidzaar» простой и интуитивно понятный — как у маркетплейса, онлайн-доставки или социальной сети. 
• освоение основных действий и процедур занимает около 1 часа. 
• наличие Чата для взаимодействия с Участниками запроса, что несомненно помогает оперативно отвечать на запросы Участников.
• отложенная публикация закупок, что дает возможность заранее распланировать календарь закупок.
• возможность клонировать запросы – освобождает рабочее время для других задач, снижает операционную нагрузку на специалистов закупок.
• информативные таблицы сравнения предложений с возможностью выгрузки необходимых параметров – упрощает процесс сравнения и рассмотрения предложений.
• возможность создания реестра Участников – упрощает процесс аккредитации и подбора надежных Участников.
• приглашение Участников по тегам с помощью AI
• дашборд об успешности закупочной деятельности компании в целом и по категориям – экономия времени на подготовку отчетов об эффективности проведенных закупок.
• демократичные тарифы понятные Участникам.
• И это лишь небольшая часть функционала, который предоставляет ЭТП «Bidzaar».

Все, кто так или иначе работает с закупками, привыкли к долгим процессам с кучей действий. Поэтому такая простота становится для них особенно приятной и мотивирует быстрее начать работать на площадке.

В случае, если что-то останется непонятным, на помощь приходит дружелюбная служба поддержки и многочисленные обучающие материалы. А ещё команда Bidzaar регулярно проводит вебинары, где рассказывает о том, как эффективно использовать площадку.

🚀 Создать для поставщиков условия конкуренции

Для этого нужно найти максимум потенциальных участников — и инструменты Bidzaar помогают сделать это сразу несколькими способами.

Во-первых, ИИ-алгоритм площадки сам подберет кандидатов по нужным параметрам, затем для каждых новых торгов вышлет им приглашения на участие в закупке.

Во-вторых, можно воспользоваться встроенным поиском, самостоятельно найти нужных поставщиков и пригласить их.

Кстати, найти и изучить потенциальных поставщиков можно ещё до того, как вы сформируете закупку. Так вы сможете заранее промониторить рынок, понять вилку цен, обратить внимание на незаметные тонкости и даже предварительно пообщаться с кандидатами.

В-третьих, у вас будет опция пригласить на торги своих текущих поставщиков. Для этого надо просто скинуть им ссылку на закупку.

✨ Сделать процесс закупок более быстрым и гибким

В «СМ-Клинике» отмечают, что инструменты Bidzaar значительно ускоряют рабочие процессы и позволяют освободить время под другие цели и задачи.

Один из основных инструментов — шаблоны и копии закупок. Если вы знаете, что какой-то товар или услуга будут нужны вам неоднократно, вы можете один раз создать закупку, максимально проработать требования, выставить все настройки и сохранить шаблон.

Также форма для создания закупок содержит много гибких и вариативных критериев, это помогает максимально кастомизировать запрос именно под ваши нужды.

“При формировании закупки мы не всегда знаем, какой именно объём товара нам понадобится. В таком случае очень выручает возможность поставить цену как за конкретный объём, так и за отдельную единицу.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

📈 Оптимизировать работу с отчётами

Вся отчётность на Bidzaar формируется автоматически. В том числе, самые важные и востребованные, на которые обычно уходят часы ручного труда — например, сравнительные таблицы для изучения кандидатов в поставщики.

В том числе, каждый отчёт получится настроить под потребности конкретного бизнеса и под особенности закупки. Например, в конкурентные листы можно выборочно добавлять неценовые критерии, чтобы оценить потенциальных поставщиков более комплексно.

“Очень удобно, когда сначала ты сравниваешь цены, а потом сразу в табличке можешь увидеть, что один подрядчик предлагает 40 дней на исполнение, другой — 30, а кто-то — 15. Сразу понятно, кому отдать преимущество.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

Также в личном кабинете закупщика можно найти сводный дашборд с показателями по закупкам. Видно общие данные по всей команде и отдельные цифры по конкретным сотрудникам.

📝 Структурировать базу поставщиков

Для этого в Bidzaar есть реестры поставщиков. С их помощью можно создавать базы поставщиков, управлять ими и делить на категории.

Все проверенные подрядчики будут храниться в одном месте. И даже могут быть удобно рассортированы: вот список строителей, вот список IT-специалистов и так далее.

“Как только мы переведём на Bidzaar всё материально-техническое обеспечение клиник и офисов, мы обязательно будем пользоваться реестрами. Это сильно ускорит и упростит работу.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

😱 Вопрос был только один: как поступить с текущей базой поставщиков

Во-первых, многие сотрудники использовали старых поставщиков как аргумент, почему они не хотят переходить на новую площадку. Но быстро меняли мнение, когда ближе знакомились с Bidzaar.

“Были те, кто говорил: «Мы никуда уходить не будем, у нас уже есть наши подрядчики, с которыми мы с нулевых работаем, они самые лучшие». Но всё менялось, когда они видели результаты проведенных закупок на Bidzaar и знакомились с доступной базой поставщиков — многие из которых обладают большими компетенциями, надежностью и конкурентными преимуществами.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

Также перед холдингом стояла задача перевести старых поставщиков на Bidzaar «СМ-Клиника», что дополнительно открывало конкурентные возможности перед холдингом, улучшая эффективность и прозрачность закупок. Так им самим было интереснее, как заказчикам: чем больше участников, тем прозрачнее торги.

Была вероятность, что поставщики будут не готовы переходить на ЭТП. Многие до этого не участвовали в онлайн-торгах, и новая механика могла отпугнуть их неизвестностью и потенциальными сложностями.

Но переживания оказались напрасны. Bidzaar оказалась комфортной площадкой для поставщиков, и они перешли на неё легко и без особых проблем.

Всё благодаря максимально удобным условиям:

1️⃣ Регистрация на площадке занимает всего 3 минуты.

2️⃣ Здесь не требуют ЭЦП и аккредитации. Ни в ЕИС, ни где-либо еще.

3️⃣ Регистрация и участие в тендерах бесплатные. Небольшая комиссия взимается только с победителя.

“Старые поставщики могли сначала говорить: «Что такое тендер? Мы никогда так не работали, площадок таких не знаем и боимся их». Предоставляя обратную связь Участникам, мы объясняли, что им для регистрации нужно буквально три клика, а затем можно сразу подавать своё предложение. Они попробовали это на практике, и теперь достаточно удачно участвуют в торгах. Более того, Участники стали понимать, что перейдя на ЭТП «Bidzaar», они приобретают возможность расширять свои возможности принимая Приглашения с ЭТП и участвуя в закупочных процедурах других Заказчиков.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

🔥 Результаты «СМ-Клиники» после перехода на Bidzaar

✅ Экономия: 28-30% бюджета на закупки

Процент экономии очень высокий и превышает среднерыночные показатели в три раза. И это с учётом того, что первым делом медицинский холдинг перевёл на Bidzaar самые затратные категории, требующие больших бюджетов.

• Строительно-ремонтные материалы.
• Безопасность.
• Административно-хозяйственные нужды.

“Когда участники видят конкурентную борьбу, естественно, они снижают цены. А наши поставщики показывают хорошую динамику снижения цен в результате торгов.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»

✅ Добавили в базу около 45% новых поставщиков

Здесь компания достигла идеального баланса: старые поставщики довольно удачно торгуются и остаются в рынке, при этом на тендерные процедуры регулярно заходят новые подрядчики с максимально выгодными предложениями.

✅ 90% тендеров прошли с участием 3 и более поставщиков

Всё потому, что на площадке уже зарегистрировано больше 142 000 поставщиков. А благодаря комфортным условиям компания легко перевела на Bidzaar ещё и старую базу подрядчиков.

✅ Закупщики освободились из рутины на 25%

Благодаря тому, что Bidzaar автоматизировал множество рутинных процессов, у отдела тендерных закупок появилось больше времени на планирование и стратегические задачи.

“Теперь есть время собраться с коллегами, обсудить дальнейшие планы по развитию, уделить больше внимания проработке стратегических задач и проработке нюансов, усовершенствовать документацию и технические требования, чтобы ещё больше упростить жизнь и нам, и поставщикам.”

Сергей Терёхин

Ведущий специалист тендерных закупок холдинга «СМ-Клиника»