Как SPLAT Global экономит до 15% на непрямых закупках вместе с bidzaar

SPLAT Global проводит непрямые закупки для производственных площадок и внутренних команд: от оборудования и монтажных материалов до услуг подрядчиков, противопожарных систем и инфраструктурных задач. После перехода на bidzaar компания получила дополнительный канал выхода на рынок, сохранила внутренние процедуры проверки поставщиков и начала экономить до 15% на отдельных категориях.

Старший менеджер по непрямым закупкам SPLAT Global Надежда Меньшикова рассказывает, как платформа помогла сделать тендеры прозрачнее, расширить пул поставщиков и сократить ручную работу закупщика.

Как устроены непрямые закупки в SPLAT Global

Непрямые закупки — это всё, что не связано с производством напрямую, но влияет на работу площадок и внутренних команд: оборудование, монтажные материалы, услуги подрядчиков, противопожарные системы, административные и инфраструктурные нужды.

По опыту Надежды Меньшиковой, такие закупки в компании делятся на два типа.

Регулярные закупки

Это позиции, которые повторяются каждый месяц, квартал или год. По ним уже выстроены процессы и есть понимание рынка: например, офисные товары, хозтовары, расходные материалы для обслуживания площадок и административных нужд.

Проектные тендеры

Это разовые закупки под конкретную задачу. Они могут возникнуть один раз за несколько лет и каждый раз требуют погружения в новую область: например, когда нужно подобрать подрядчика для установки противопожарной системы или бурения скважины.

При оценке контрагентов SPLAT Global учитывает не только цену. Самое дешёвое предложение не гарантирует победу: на выбор влияют качество, сроки поставки, условия оплаты и релевантный опыт. В компании готовы работать и с крупными игроками, и с молодыми компаниями, если те предлагают выгодные условия и проходят внутреннюю проверку.

Главная сложность в том, что закупщик не знает заранее, какой проект будет следующим. Сегодня в работе понятная закупка с предсказуемым рынком, завтра — новая техническая задача, по которой нужно быстро разобраться в категории, найти сильных поставщиков и собрать сопоставимые предложения.

Что пробовали до bidzaar и почему это не сработало

До внедрения bidzaar сотрудники SPLAT Global тестировали другие электронные площадки и собирали коммерческие предложения вручную. В обоих сценариях команда сталкивалась с ограничениями.

Ограниченный выход на рынок

Ручной сбор КП приносил от трёх предложений — столько и требовал регламент. Но фактически круг участников оставался предсказуемым: запрос уходил тем, кого уже знали, или самым популярным игрокам, а не всему рынку.

Долгий самостоятельный поиск поставщиков

В нерегулярных закупках проекты постоянно меняются. Каждый раз по новой категории закупщику приходилось почти с нуля изучать рынок: искать компании в открытых источниках, проверять регион работы, писать и звонить, заново объяснять задачу каждому участнику, напоминать о сроках и вручную сводить разрозненные КП в одну таблицу.

Непрозрачность процесса при сборе КП

При ручной коммуникации сложно гарантировать, что все участники находятся в равных условиях. Один поставщик мог получить запрос по почте в понедельник, другой — в пятницу, третий — уточнить условия по телефону в процессе переговоров. В итоге у каждого была своя версия задания, свои сроки и своё понимание требований.

Почему решили работать с bidzaar

Решение складывалось из нескольких факторов.

Дополнительный прозрачный канал выхода на рынок

Для SPLAT Global было важно не менять то, что уже работает: внутренние регламенты, процедуры проверки поставщиков и форматы договоров выстраивались годами. bidzaar позволил дополнить их прозрачным рыночным механизмом. Команда сохранила свои правила и при этом получила более широкий доступ к предложениям рынка.

Интуитивно понятный интерфейс

Для закупочной команды важно, чтобы новый инструмент можно было безболезненно встроить в процессы. bidzaar стал удобной площадкой: процедуру можно запустить без долгого обучения, а работа с закупкой не требует сложной адаптации.

Готовность команды bidzaar к диалогу

На старте по новым категориям у команды возникали вопросы по условиям участия и настройке процедур. В bidzaar слышат обратную связь и помогают донастраивать процесс под реальные задачи закупщиков.

Экономия на первых же тендерах

Когда в процедуре появляются новые участники, старые партнёры начинают улучшать условия. Это особенно заметно в категориях, где у SPLAT Global годами работали один-два проверенных подрядчика. Как только такие партнёры увидели конкурентов с сопоставимым опытом, их финальные предложения стали на 10–15% выгоднее стартовых.

Как функции bidzaar помогли в работе

bidzaar встроился в закупочный процесс и помог закрыть задачи команды непрямых закупок.

Двухэтапные тендеры с переторжкой

На первом этапе, который обычно длится около двух недель, участники подают стартовые предложения. Затем запускается второй этап — переторжка. Поставщики получают возможность улучшить условия, а закупщик видит, кто готов снижать цену, менять условия оплаты или сокращать сроки поставки.

Фильтрация поставщиков по региону ведения бизнеса

Для работ на площадке — строительства, монтажа, обслуживания оборудования — важно, чтобы подрядчик находился рядом. Фильтрация по региону позволяет сразу отсекать компании, которые не смогут физически работать на объекте, и не тратить время на нерелевантную переписку.

Теги для структурирования пула поставщиков

Умный поиск в bidzaar помогает находить партнёров по ключевым словам, а не по громоздким кодам ОКВЭД. Команде не нужно вспоминать классификаторы или перебирать старые базы: подходящих контрагентов можно искать быстрее и точнее.

Поиск по тегам помогает находить поставщиков быстрее, чем работа с кодами ОКВЭД

Закрытые тендеры внутри сформированного пула

Поставщики проходят проверку, подписывают договор, и SPLAT Global добавляет их в пул контрагентов. Дальше с ними можно работать через закрытые тендеры. Это удобно в повторяющихся категориях: рынок остаётся под контролем, а закупщику не нужно каждый раз заново проверять поставщиков.

Что изменилось в процессе

Два главных эффекта от внедрения bidzaar — прозрачность и рост конкуренции.

Прозрачность

Все участники видят одинаковое техническое задание, работают с единым дедлайном и подают предложения в одном формате. Это снимает типичную проблему ручного сбора КП, когда подрядчики считывают одну задачу по-разному.

Например, при сборе предложений на монтажные работы один подрядчик мог считать стоимость с учётом материалов, другой — без, третий — закладывать другие сроки, потому что «так устно договорились». В итоге закупщик получал три цифры, которые невозможно сравнить напрямую. На площадке все считают по одному заданию, а данные становятся сопоставимыми.

Рост конкуренции

По категориям строительно-монтажных работ и противопожарной безопасности уровень конкуренции оказался выше ожиданий. В тендеры пришёл большой пул местных и региональных поставщиков, которых раньше команда не знала.

«Как-то у нас была задача найти подрядчика по бурению скважины: услуга очень узкая, конкуренция на рынке минимальная. У нас уже было одно предложение действующего поставщика, но мы решили проверить рынок через bidzaar. Получили ещё четыре релевантных КП — все в одном ценовом диапазоне, все сопоставимы. В итоге выбрали нового поставщика на bidzaar».

Надежда Меньшикова

старший менеджер по непрямым закупкам в SPLAT Global

Результаты SPLAT Global после перехода на bidzaar

Производственные площадки SPLAT Global получают больше сопоставимых предложений по непрямым закупкам

Компания получила измеримый эффект по ключевым метрикам.

Экономия на закупках — до 15%

SPLAT Global считает экономию не от средней рыночной цены и не от бюджета, заложенного в заявке, а от лучшего первого предложения, поданного на старте тендера.

В большинстве закупочных процедур компания использует минимум два этапа торгов. В рамках каждого этапа поставщики могут менять КП, а закупщик видит, как меняется ценовой коридор по категории. Бывали случаи, когда один участник менял цену десять раз за этап.

Экономия по ключевым категориям:

• Строительно-монтажные работы и профессиональные услуги — 10–15%
• IT-закупки — около 15%
• Маркетинг — 8–12%

Более 80% тендеров получают три и более КП

Это не разовая удача, а стабильный, прогнозируемый результат. Поставщики, которые раньше чувствовали себя спокойно за счёт многолетнего сотрудничества, теперь попадают в условия реальной конкуренции. Им приходится предлагать более выгодные условия.

Сроки закупки — от одной недели

Размещение процедуры на ЭТП занимает в среднем 20–30 минут. Подготовка ТЗ может занимать от 40 минут до нескольких дней — в зависимости от сложности закупки и глубины требований.

Продолжительность процедуры закупки — от недели до месяца для простых категорий с известными параметрами и до двух-трёх месяцев для технически сложных закупок, где не обойтись без встреч с поставщиками.

Даже в сложных категориях bidzaar снимает с команды много ручной работы: сбор коммерческих предложений происходит в одном месте, поставщики видят единые требования и подают предложения в стандартизированном формате, а закупщик получает сопоставимые КП без ручного приведения данных к общему знаменателю.

«С bidzaar я выстроила прозрачный и упорядоченный процесс работы с поставщиками, что повысило конкуренцию, управляемость, понимание категорийных рынков».

Надежда Меньшикова

старший менеджер по непрямым закупкам в SPLAT Global

Что стоит взять на заметку другим закупщикам

Опыт SPLAT Global показывает, что электронная торговая площадка помогает не только в простых и регулярных категориях, но и в сложных проектных закупках.

• Запускайте на ЭТП даже сложные категории. На площадке можно найти поставщиков и по бурению скважины, и по противопожарной безопасности.
• Не списывайте со счетов молодые компании. Три года на рынке — не приговор, если опыт релевантный, условия выгодные и компания прошла внутреннюю проверку.
• Используйте конкуренцию и со старыми поставщиками. Даже если вы не планируете менять подрядчика, открытый тендер даёт ему повод пересмотреть условия.