30% экономии и до 12 откликов на запрос: как «ВестКолл» перестроила закупки оборудования

Переход на bidzaar позволил компании сэкономить около 30% на закупках интернет- и IT-оборудования, телефонии, электрооборудования и материалов. Закупщик полного цикла Виктория Дронина рассказывает, почему выбрали именно bidzaar и как изменились бизнес-процессы в компании с внедрением площадки.

Как устроены закупки в «ВестКолл»

Компания закупает оборудование и материалы для строительства сетей, сметных работ и включения услуг связи у клиентов. Поэтому все поставщики проходят обязательную проверку службы безопасности — предоставляют документы перед сделкой. Все закупки в «ВестКолл» можно разделить на несколько групп:

• Технический блок — интернет-оборудование вроде серверов, телефонии, медных и оптоволоконных кабелей для монтажных работ, электротоваров.
• Административный блок — мебель.
• Расходники — канцелярские и хозяйственные товары.
• Охрана труда — закупка средств индивидуальной защиты (СИЗ).

У всех групп строгие дедлайны. Например, для строительства сети компании может понадобиться кабель, серверное оборудование и монтажные материалы к конкретной дате. Если поставщик не успел пройти проверку службы безопасности или задержал документы, закупка приостановится, а технической команде придётся ждать оборудование — это грозит срывом сроков работ.

До работы с bidzaar компания искала поставщиков вручную и переписывалась с каждым по почте. Это создавало трудности.

Поиск поставщиков был сложным

Сначала нужно найти релевантного продавца — того, кто понимает категорию, может подтвердить наличие товара, подготовить документы для службы безопасности и соблюдать дедлайны. Найти такого в интернете и внутренней базе поставщиков было не просто, часто попадались компании, которые продают нужные товары, но под условия сделки не подходят. Следующий этап — понять, как связаться с поставщиком. Случалось, что у компании был сайт с контактами, но по указанным номерам невозможно было дозвониться. Из трех-пяти поставщиков на письма отвечали в лучшем случае один-два.

На переписку уходило много времени и сил

Приходилось писать каждому поставщику отдельно, отслеживать ответы в почте и мессенджерах, запрашивать недостающую информацию и вручную переносить условия из каждого коммерческого предложения в сравнительную таблицу. При этом разные поставщики присылали условия по-разному: ту же цену поставки могли отправить в письме, в файле с коммерческим предложением или в мессенджере. Из-за этого сотрудникам иногда приходилось работать сверхурочно.

Не было конкуренции между поставщиками

Каждый продавец общался с закупщиком по почте или в мессенджере и не видел, что за заказ борются другие компании. Поэтому контрагент мог прислать стандартное КП. Закупщику приходилось самому уговаривать каждого поставщика пересмотреть цену или условия.

В итоге искать поставщиков было сложно, на общение приходилось тратить много времени и сил, а до финальной сделки из 5–6 продавцов доходили 1–2. Для технических проектов это создавало риск задержек строительства: тот же кабель, серверное оборудование и монтажные материалы нужны к конкретной дате, чтобы завершить работы.

Почему решили работать с bidzaar

«ВестКолл» искала площадку, которая закрыла бы все задачи: поиск новых поставщиков, приглашение старых на площадку, сбор предложений в едином формате и сохранение всей коммуникации по закупке. Эти и другие задачи позволяет решать bidzaar.

Низкий барьер входа для поставщиков

Чтобы участвовать в торгах, поставщикам не нужна ЭЦП и аккредитация. Участие в торгах бесплатное — платят только победители тендера. Поэтому на площадку приходят крупные игроки и небольшие компании.

Для закупщиков это тоже важно: чем больше релевантных участников видят запрос на торги, тем выше шанс получить рыночную цену и не зависеть от текущей базы поставщиков.

Готовая база контрагентов

Раньше закупщики «ВестКолл» вручную искали поставщиков, писали каждому отдельно и ждали ответы по почте. Из-за этого команда работала сверхурочно, а большая часть времени уходила на поиск контактов и переписку.

На момент внедрения на bidzaar уже работало более 190 000 поставщиков, поэтому компания «ВестКолл» могла искать продавцов внутри готовой базы. Из них компания отбирала только релевантных контрагентов, которые были готовы выполнить все условия службы безопасности.

Реализация: какие функции bidzaar помогли в работе

Bidzaar закрыл бо́льшую часть потребностей «ВестКолл». С площадкой компания смогла публиковать запросы со всеми условиями сделки, собирать предложения поставщиков в одном формате, сравнивать участников, сохранять историю общения с продавцом и собирать свою базу самых надёжных из них.

Обучение команды и надёжная служба поддержки

Первое время сотрудники «ВестКолл» опасались неправильно закрыть торги или допустить другие ошибки в работе с интерфейсом. Менеджеры bidzaar оперативно отвечали на вопросы команды и провели несколько вебинаров, на которых рассказали обо всех нюансах платформы и помогли пошагово оформить тендер.

Удобный интерфейс

Переписка и контакты менеджеров теперь в чате конкретных торгов, а не разрозненно в разных мессенджерах и на почте. Коллеги всегда могут увидеть всю историю переписки когда угодно.

Поиск поставщиков и ИИ-рекомендации

Искать поставщиков на bidzaar можно не только вручную. Закупщик находит подрядчиков по тегам, а затем ИИ-алгоритм предлагает закупку релевантным участникам. Например, если компании нужен оптоволоконный кабель, серверное оборудование, SFP-модули или монтажные материалы, закупщик ищет поставщиков по соответствующим тегам.

Дальше подключается ИИ. Он анализирует предмет закупки и показывает процедуру компаниям, которые уже работают с похожими запросами. Поэтому в тендер попадают только релевантные поставщики. Для «ВестКолл» это важно в технических закупках: компании нужен не любой продавец оборудования, а поставщик, который может подтвердить наличие товара, уложиться в срок и предоставить необходимые документы для службы безопасности.

Сравнение цен и условий

Все полученные коммерческие предложения bidzaar автоматически собирает в одну общую таблицу, где удобно сравнивать цены, сроки, количество продукции, документацию и другие важные параметры.

Не все отделы «ВестКолл» закупают оборудование на bidzaar. Но даже при закупках вне площадки сотрудники всё равно заходят на площадку, чтобы узнать, актуальны ли цены их контрагентов. Так компания оберегает себя от невыгодных сделок.

Аналитика

Видно, как поставщик участвует в торгах: как часто откликается, снижает ли цену, в каких категориях работает и выигрывал ли похожие тендеры. Благодаря этой информации «ВестКолл» может отобрать лучших поставщиков и сформировать из них базу тех, кто готов пройти проверку службы безопасности.

Представим продавца — компанию «Н». Если она регулярно откликается на закупки серверного оборудования, снижает цену в торгах и вовремя готовит документы, её добавляют в реестр компаний. Если компания «Н» участвует в следующей закупке, её предложение рассматривают в первую очередь — ведь на её проверку не нужно тратить время.

Связи и нетворкинг

На bidzaar компания общается с сотнями поставщиков. Из-за этого менеджеры компании узнают информацию, которой нет в СМИ и открытых источниках. Для технических закупок это особая ценность: рынок оборудования меняется быстрее, чем компания меняет бюджет. Бывает, что цены на комплектующие растут через неделю после утверждения бюджета. Чтобы пересогласовать бюджет в такой ситуации, нужно потратить несколько недель.

С bidzaar компания может прогнозировать такие изменения и заранее вносить коррективы в свои планы. Например, в 2025 году компания раньше других узнала о подорожании оперативной памяти и кабелей и успела закупить нужный объём до роста цен.

Что изменилось в процессе

Сократился цикл сделки

Компания получила возможность оповещать поставщиков о новых торгах и изменениях в текущих через реестр поставщиков и чат непосредственных торгов. Контрагентам не нужно ждать отдельного письма от закупщика: они видят обновления в процедуре и могут быстрее реагировать на требования.

Продавцы также видят активность компании. Например, закупки оборудования проходят в среднем раз в месяц, а оповещение поставщикам уходит за неделю до тендера. Постоянные партнёры и новые контрагенты это видят и могут заранее подготовиться к новым процедурам: проверить наличие товара, условия поставки и документы для службы безопасности. Поэтому после запуска тендера им нужно меньше времени на подготовку КП, а «ВестКолл» быстрее приходит к подписанию спецификации — в среднем за 10–15 дней.

Появились реестры поставщиков

В повторяющихся закупках «ВестКолл» не нужно каждый раз искать новых партнёров. Если поставщик однажды прошёл проверку службы безопасности, хорошо проявил себя в торгах и работал в нужной категории, «ВестКолл» проще вернуться к нему, чем искать новых контрагентов и проверять их с нуля.

На bidzaar можно создать базы по поставке разных товаров — например, серверного оборудования, оптоволокна и ИТ-оборудования. Добросовестных продавцов можно добавить в такую базу и в будущем приглашать в закупку одним кликом. Поставщикам выгодно оказаться в базе «ВестКолл»: этот реестр могут найти другие закупщики со схожими условиями.

Условия стали выгоднее

Когда поставщики участвуют в торгах, они видят предложения других участников. Например, продавец ИТ-продукции может увидеть, что конкурент предложил цену ниже, постоплату или другой график поставки. Тогда он поймёт, что одного стандартного КП уже недостаточно. Чтобы заключить сделку, поставщик будет вынужден снижать цены и предлагать более выгодные условия.

В итоге «ВестКолл» часто находит оборудование на bidzaar дешевле и на лучших условиях, чем вне площадки. Сейчас из-за изменения НДС картина стала менее однозначной, поэтому компания оценивает на каждый тендер отдельно.

Крупные закупки перевели на bidzaar

Площадка стала для компании стандартным способом проводить значимые закупки. Чем выше сумма, тем важнее зафиксировать историю процедуры, сравнить поставщиков по одинаковым правилам и показать, почему выбран конкретный участник.

Поэтому «ВестКолл» ввела новое правило: вне bidzaar можно закупать товары только на сумму до 150 000 ₽, а более крупные закупки нужно проводить через тендеры на платформе.

К тому же благодаря упрощённому входу на площадку «ВестКолл» удалось перевести на bidzaar часть старых партнёров. Поставщикам не нужно закладывать в цену плату за доступ к площадке. Теперь закупщики меньше времени тратят на поиск поставщиков и переписку, получают больше коммерческих предложений и могут проконтролировать всю историю закупки в одном месте.

Результаты «ВестКолл» после перехода на bidzaar

Компания получила измеримый эффект по ключевым метрикам.

Экономия на закупках — около 30%

После роста цен на цветной металл и медь резко подорожали UTP-кабели. Среди поставщиков остались два крупных завода в Китае. Даже в таких условиях «ВестКолл» смог найти выгодное предложение на bidzaar: через дилера завода компания закупила годовой объем медных и оптоволоконных кабелей.

На площадке много участников торгов, которые видят предложения друг друга. У каждого есть возможность переторжки внутри процедуры, чтобы предложить лучшие условия и цены, чем конкурент. Поэтому компания не принимает первое подходящее предложение, а сравнивает их между собой и доводит торги до рыночной цены, отсекая нерелевантные предложения по аналогам.

Победителя торгов «ВестКолл» выбирает не только по цене, но и по срокам и готовности выполнить требования службы безопасности. Кроме того, в чатах закупок и реестрах партнеры делятся с «ВестКолл» информацией о новых технологиях, брендах и моделях, которые могут заменить привычные решения.

Больше 90% тендеров получают 3 и более КП

В среднем на один запрос на bidzaar откликается 6–12 продавцов. Чтобы найти столько же поставщиков без площадки, пришлось бы потратить уйму времени и сил. На bidzaar более 190 000 контрагентов, каждый день регистрируется до 150 новых поставщиков. «ВестКолл» приглашает в закупку уже проверенных поставщиков из базы и релевантных реестров по разным направлениям. Компания ищет новых продавцов по тегам, а встроенный ИИ-алгоритм приглашает релевантных поставщиков в закупку.

Снижение цены в 80% тендеров

Поставщики снижают цены, потому что видят более выгодные предложения конкурентов. По этой же причине продавцы идут навстречу закупщикам в отношении условий сделки. Например, можно договориться о постоплате или отсрочке, о сокращённом сроке поставки или согласовать индивидуальный график поставки. Так финальная сделка может не только сэкономить бюджет, но и пройти удобнее для проекта и операционной команды.

Например, с одним поставщиком команда «ВестКолл» договорилась о частичной отгрузке кабелей. Компании постоянно нужен кабель, но склад маленький, и хранить стандартный объём закупки негде. «ВестКолл» договорилась, что раз в два месяца на склад будет приходить небольшой объём кабеля. Ситуация выгодна для обеих сторон: «ВестКолл» получила удобные условия, а поставщик — постоянного заказчика.

Сейчас «ВестКолл» планирует внедрять ИИ в закупки. В этом помогают вебинары bidzaar: на них компании делятся опытом и показывают, как ИИ используют в закупочных процессах. Это позволяет сократить ручную работу.

«ВестКолл» благодарит команду ЭТП bidzaar за помощь в проведении тендеров и поддержку участников на площадке.

Что стоит взять на заметку другим закупщикам

Несколько советов на основе опыта «ВестКолл»:

• ЭТП помогает сэкономить время сотрудников. На площадках удобно искать поставщиков. Сотрудники сразу видят условия сделки — ценовые и неценовые факторы. Все коммерческие предложения по запросу формируются в сравнительную таблицу. Функции ЭТП снижают нагрузку на персонал.

• С bidzaar найти поставщика можно быстро. В технических закупках площадка помогает собрать поставщиков в одном месте, заранее показать требования к документам, сравнить цену и условия, сохранить историю торгов и сформировать пул проверенных участников. Такой порядок снижает риск задержек и помогает команде быстрее выбрать поставщика. Это полезно, если закупка влияет на сроки строительства или запуска проекта.

• Открытый тендер порождает конкуренцию среди поставщиков. Вы можете получить более выгодные условия сделки и сэкономить бюджет компании.