Три поражения подряд – и полная перестройка: как Пилигрим научился выигрывать тендеры

Проблема: старые методы продаж перестали работать

Компания Пилигрим успешно ведет свою деятельность уже более 20 лет. За это время компания успела наработать статус, особый кредит доверия на рынке и 100+ счастливых постоянных клиентов. Но даже у компаний, которые предоставляют качественные материалы и хороший сервис, появляются свои трудности.

До выхода на электронные торговые площадки Пилигрим жил по классической схеме: сарафанное радио, личные связи, холодные звонки. Схема работала, но со временем оказалось, что её недостаточно. Клиентская база росла уже не такими быстрыми темпами, а найти новых надёжных корпоративных заказчиков становилось всё сложнее.

В какой-то момент стало очевидно: конкуренты уходят в тендеры, а оставаться в стороне – значит терять долю рынка.

“Первый блин комом”

Знакомство с новым каналом продаж задалось не сразу. Не сразу восприняли эту работу всерьез: заявки готовили «на коленке» – кто свободен, тот и занимался. Жёсткие требования тендерной документации никто толком не учитывал. Сроки горели, юридическая часть не сходилась с шаблонами заказчиков, документы уходили с ошибками.

«Заявки готовили “на коленке” — кто был свободен, тот и занимался. Из-за этого терялось внимание к деталям, и появлялись ошибки в документах.»

Маргарита Алексеенко

специалист тендерного отдела

А потом – три поражения подряд в закупках, где Пилигрим был уверен в победе. Хороший товар, конкурентная цена – и всё равно мимо. Именно этот момент стал точкой невозврата.

«Сели, посчитали: сколько времени потрачено, сколько заявок подано, сколько выиграно. Цифры оказались неутешительными. Стало понятно: без системы дальше не вывезти.»

Маргарита Алексеенко

специалист тендерного отдела

Как появился bidzaar

О площадке узнали не через рекламу и не из рейтингов. Один из ключевых заказчиков просто перевёл свои закупки на bidzaar. Хочешь продолжать работать с ним – регистрируйся.

Зарегистрировались, познакомились с другими заказчиками на площадке и увидели много интересных лотов. Решение приняли под давлением внешних обстоятельств, но оказались только в плюсе.

Это было в 2023 году, как раз в момент, когда тендерный отдел уже существовал и команда была готова работать системно.

Что изменилось в процессах

Переход прошёл без сюрпризов. Никакого много недельного обучения, никаких зависших процессов. Интерфейс оказался интуитивно понятным – специалисты тендерного отдела освоились буквально за пару дней.

Сейчас процесс выглядит так: ежедневный мониторинг новых закупок через удобные фильтры, быстрая подготовка заявки прямо на платформе, отправка КП и отслеживание результатов. Плюс – подписка на telegram-канал “bidzaar media”, чтобы не пропустить обновления и новые процедуры.

«Само формирование КП на bidzaar происходит максимально быстро: удобные формы, автоподстановка данных, понятная структура. Чистое время на оформление одного КП сократилось примерно на 70–80%. Менеджер теперь тратит минуты, а не часы.»

Маргарита Алексеенко

специалист тендерного отдела

Что для компании реально работает на bidzaar?

За время на платформе команда выделила несколько функций, которые экономят время и нервы:

«Все закупки России» – позволяет видеть больше процедур, не ограничиваясь только родной площадкой.

Расчёт доставки прямо на площадке – не нужно переключаться между сервисами, всё в одном месте.

«Похожие запросы от bidzaar AI» – пожалуй, самая неожиданно полезная для компании штука. Находит релевантные торги даже тогда, когда заказчик сформулировал запрос нестандартно. Это решает ту самую главную боль – поиск подходящих закупок среди тысяч неподходящих.

Быстрые уведомления – новые процедуры приходят оперативно, интересные лоты больше не пролетают мимо.

Техподдержка – если вопросы всё-таки возникают, реагируют быстро и по делу.

«Похожие запросы от bidzaar AI» – это вообще уникальная вещь, которая помогает находить релевантные торги, даже если заказчик сформулировал запрос нестандартно.»

Маргарита Алексеенко

специалист тендерного отдела

Результаты

Bidzaar стал для «Пилигрима» полезным дополнительным каналом, который дал компании самое ценное – новые контракты (290+ побед в тендерах) и возможность работать быстро и без лишних заморочек. Несколько ключевых корпоративных заказчиков пришли именно отсюда и дают стабильный объём работы. Без площадки доступа к таким объёмам попросту бы не было.

Качественных изменений тоже хватает:

1.  В 5 раз меньше времени уходит на поиск релевантных закупок – AI-подсказки и фильтры делают своё дело.
2. Процесс стал прозрачным: видно участников, понятны сроки и требования. Никакого «чёрного ящика».
3. Появилась предсказуемость: команда понимает, на какие торги стоит выходить, а на какие нет. Это позволяет нормально планировать загрузку тендерного отдела.
4. Изменилось отношение к тендерам. Раньше это была рутина и головная боль, а сейчас понятный и рабочий способ стабильно реализовывать большие контракты.

И отдельный позитивный сигнал: один из заказчиков, с которым «Пилигрим» раньше работал на другой ЭТП, в этом году сам перешёл на bidzaar. Площадка растёт, а значит, на bidzaar будет всё больше интересных процедур.

«Раньше тендеры воспринимались как рутина и головная боль. Сейчас – как рабочий инструмент, тем более что площадка постоянно радует нововведениями. Команда даже подписалась на telegram-канал “bidzaar media”, чтобы ничего не пропустить.»

Маргарита Алексеенко

специалист тендерного отдела

Советы от уже опытного игрока в тендерах

1. Система важнее удачи

Ручной режим не масштабируется. Нужен выделенный человек или команда, чёткий процесс, ежедневный мониторинг и дисциплина при подаче заявок.

2. Анализировать поражения также важно, как и праздновать победы

После каждого проигрыша теперь команда Пилигрим разбирает причины: цена, оформление, сроки, конкуренты. Это быстро настраивает процесс и не даёт наступать на одни грабли дважды.

3. Лучше одна точная заявка, чем десять «на всякий случай»

Участвовать только там, где действительно сильны – и готовиться так, чтобы с первого раза всё было идеально.