Как тендерный отдел Zolla ведёт закупки через bidzaar

Что закупает тендерный отдел Zolla

Все непрямые закупки сети ведёт тендерный отдел, от маркетинга и стройки до логистики и IT. Исключения есть в каждой категории, например, закупки у монополистов или уникальные IT-лицензии, где тендер провести нельзя. Всё остальное проходит конкурентные процедуры.

KPI отдела построены не на экономии, а на своевременности. Кост-сейвинг здесь ценят, но целевого показателя по нему нет. Тендеры должны идти по графику, чтобы действующие контракты не оказывались просроченными, а согласование документов не задерживало работу внутренних заказчиков. Такой набор приоритетов говорит о зрелости процесса. Скорость и предсказуемость здесь важнее разовых побед в цене.

От почты до «вроде даже классно»

Zolla работает на bidzaar около шести лет, но история отношений Артёма с электронными торгами началась ещё раньше, и началась со скепсиса.

На одном из прошлых мест работы торговых площадок общего профиля не было. Узкопрофильные ЭТП закрывали только логистику, а остальные категории Артём проводил по почте. Ручной сбор предложений он вспоминает без ностальгии, ведь поставщиков приходилось искать и обрабатывать по одному. Ещё жёстче он отзывается о модели закупок на аутсорсе, с которой столкнулся позже. По его словам, внешний подрядчик получал техническое задание, проводил тендер, брал комиссию и уходил, не вникая в комментарии внутреннего заказчика. Результаты таких закупок оборачивались недопоставками, браком и срывами, и от модели в компании отказались.

Первое знакомство с bidzaar тоже не сложилось. Для теста Артём взял самый сложный тендер с большой сравнительной таблицей, «портянкой» с массой вычислений, и не смог уложить её в спецификацию по позициям. Тест отложили.

«Хочешь не хочешь, начинаешь работать. А потом понимаешь: о, да это вроде и не так-то страшно… и вроде даже удобно, да и вообще классно.»

Артём Прошин

руководитель тендерного отдела Zolla

Так и втянулся. Разобравшись в площадке на одной процедуре, Артём перенёс на неё остальные закупки, а при переходе в следующую компанию забрал bidzaar с собой — и с тех пор работает на площадке везде, где отвечает за закупки. Сегодня он ведёт процедуры и на других ЭТП, но, по его словам, любит Bidzaar и остаётся на этой площадке.

Как Zolla работает на bidzaar

Черновик закупки создаёт внутренний заказчик

В Zolla процедура начинается не в тендерном отделе. Черновик закупки в bidzaar создаёт сам инициатор, то есть внутренний заказчик, который вкладывает в него техническое задание и документацию. Закупщик получает уже собранный черновик и дорабатывает его до запуска. Для отдела из четырёх человек это принципиально. Рутина подготовки распределена на инициаторов, а закупщики занимаются самой процедурой.

Критерии, веса и переторжка

Получив черновик, отдел утверждает критерии выбора и веса, выбирает формат процедуры, устанавливает тайминги и запускает торги. Обычный сценарий включает два этапа с переторжкой и, при необходимости, встречи с поставщиками. Результаты тендеров выше определённого порога выносятся на тендерный комитет, где обсуждают ход процедуры, участников, предмет закупки и подход к выбору. Если у комитета есть вопросы, результаты уходят на доработку и повторное согласование. По словам Артёма, именно при согласовании результатов чаще всего и возникает режим «докажи, что ты не верблюд», знакомый ему по всем компаниям, где он работал.

Реестры как способ найти живого человека

Отдельным приёмом в Zolla стала работа с реестрами. В заявку на реестр команда добавляет короткую анкету с вопросами о компании и производстве и, главное, с актуальными контактами. Контакты поставщиков со временем устаревают. Сотрудник уходит, а учётная запись пятилетней давности остаётся. Анкета в реестре позволяет найти живого человека, а не переписываться с адресом, который никто не читает.

Пул участников собирают активно

Главная корректировка, которую Артём внёс после аудита, касалась конкуренции. Процедур и уведомлений на рынке становится всё больше, внимание поставщиков притупляется, и стандартные автоматические приглашения всё чаще остаются без ответа. Команда Zolla поэтому работает с пулом активно. Поставщиков приглашают по тегам, а списки компаний с контактами выгружают и делают по ним адресные рассылки. Ориентиры по конкуренции у Артёма прикладные. Для сложного IT достаточно трёх-пяти участников, по полиграфии нужно минимум десять, по логистике — около пятнадцати.

«По мне, чем больше участников, тем лучше.»

Артём Прошин

руководитель тендерного отдела Zolla

Работа приносит результат: в среднем на одну процедуру Zolla приходит 10,7 предложения. Широкая выборка позволяет спокойно отсеивать поставщиков по благонадёжности и всё равно оставаться с рабочим коротким списком. Открытый тендер команда Zolla использует ещё и как способ посмотреть рынок и заметить новых контрагентов, а закрытые процедуры среди проверенных поставщиков оставляет для быстрых закупок.

Что площадка bidzaar даёт компании

Площадка bidzaar в Zolla не эксперимент и не пилот, а рабочий стандарт, через который идут конкурентные процедуры по всем непрямым категориям. За время работы 70,43% процедур завершились выбором победителя. Схема с черновиком от инициатора была выстроена до прихода Артёма, и он сохранил её как правильную. Сам он проходит с bidzaar уже не первую компанию. Пожалуй, это самый честный маркер зрелости инструмента, когда закупщик добровольно забирает его с собой.

«Скорость, гибкость, охват… Под каждым лозунгом кроется своя фундаментальная выгода и ценность площадки.»

Артём Прошин

руководитель тендерного отдела Zolla

За скоростью, поясняет он, стоит эффективность в финансовом эквиваленте. Гибкость означает возможность привлечь больше компаний и удобно с ними коммуницировать. А охват приводит поставщиков в тендер здесь и сейчас, без ручного поиска через почту.

Отдельно Артём отмечает сопровождение. Новичку на площадке, по его словам, бояться нечего.

«Вы окажетесь в самых смелых, профессиональных и понимающих руках специалистов, которые любят свое дело.»

Артём Прошин

руководитель тендерного отдела Zolla

Что дальше

Компания системно обучает сотрудников всех подразделений работе с искусственным интеллектом и агентами. По принятой в компании установке, которую пересказывает Артём, хороший сотрудник теперь не тот, кто просто грамотно выполняет свои функции, а тот, кто делает это с применением ИИ. У такого специалиста больше свободного времени и выше точность. Команда закупок уже прошла первое погружение и разобрала, как устроены ИИ-агенты и как они работают в связке.

Опыт Zolla показывает, что компактный тендерный отдел способен держать под контролем непрямые закупки федеральной сети, если процедурная рутина распределена, а конкуренцию в тендерах собирают активно, не полагаясь на автоматические уведомления. За шесть лет работы это вышло на устойчивый режим, где семь процедур из десяти доходят до выбора победителя.

Принцип, который здесь работает вдолгую, — встроить площадку в процесс так, чтобы она не зависела от конкретного человека. Для ритейла с географией в сотни магазинов такой опыт ценен именно воспроизводимостью процесса, а не разовой экономией.

«Торговая площадка bidzaar — это мощный и при этом простой инструмент для развития закупок. Платформа постоянно внедряет новые технологии, в том числе искусственный интеллект, чтобы делать работу закупщиков эффективнее.»

Артём Прошин

руководитель тендерного отдела Zolla